L’art de la rétrospective

La Rétrospective

La rétrospective est la réunion Scrum qui ferme le Sprint en cours juste après la Sprint Review. Je vous conseille de la faire sous un format d’une heure pour qu’elle ne soit ni trop longue et ni trop courte.

Cette réunion est animée par le Scrum Master ; il demande à l’ensemble de l’équipe dont le Product Owner d’être présent.

Cette réunion a pour but de travailler sur deux axes principaux :

• l’amélioration continue
• la santé de l’équipe.

Déroulement de la rétrospective

Le Scrum Master arrive à la rétrospective avec des petits ateliers ludiques afin d’atteindre des buts précis :

• déterminer des axes d’amélioration
• s’assurer de l’état de motivation de l’équipe
• déterminer la cohérence entre les membres de l’équipe

Le Scrum Master fera en sorte que chaque rétrospective soit différente afin de ne jamais la rendre monotone. Il l’animera avec beaucoup de bonne humeur.

Dès qu’une équipe trouve cette réunion ennuyeuse et sans intérêt, elle ne devient qu’un simple moment à passer ce qui la rend peu constructive. Il faut impérativement éviter cette impression de monotonie.

Faire de l’amélioration continue avec la rétrospective

Pour trouver des axes d’améliorations, le Scrum Master va proposer des ateliers ludiques dont un certain nombre que vous trouverez sur ce blog.

Page à consulter : Rétrospectives

Lorsque les axes d’amélioration sont défini, le Scrum Master devra suivre leurs mise en place. Cela évitera qu’ils ne tombent dans l’oubli.

Définir des ambassadeurs d’amélioration

Il pourra d’ailleurs définir un ambassadeur pour chaque axe d’amélioration au sein de l’équipe ; cela permettra de responsabiliser une personne qui se sentira plus obligée de respecter son engagement. Il ira voir de temps en temps les ambassadeurs de chaque axe d’amélioration dans le courant des Sprint suivants pour savoir si le sujet avance et si il peut les aider.

N’oublions pas que le scrum master cherchera à amener l’équipe à devenir 100% autonome sur son amélioration continue.

En rétrospective, ne pas toujours chercher des axes d’amélioration

Il est fortement conseillé de ne pas refaire le même exercice sur deux sprint simultanés ; il n’est pas toujours possible de pouvoir mettre en application tous les axes d’amélioration en un seul sprint. Le Scrum Master devra seulement en début de rétrospective rappeler en quelques mots l’avancement sur ces sujets ; cela permettra de ne pas laisser l’impression que ces sujets ont été oubliés.

Le Scrum Master analysera le besoin

Il pourra après une analyse des éventuels blocages qu’il a vu, proposer des adaptations du Sprint ; cela aidera l’équipe à améliorer son quotidien. Il pourra également soumettre des axes d’amélioration autres que celui d’adapter le Scrum.

En cas d’adaptation du Sprint, il fera le nécessaire pour que les adaptations respectent les deux autres piliers du Scrum : la transparence et l’inspection.

Des ateliers pour chercher des axes d’amélioration

Voici quelques exemples d’atelier que vous pouvez faire lors de vos rétrospectives :

Le speed boat
Hot-air balloon (montgolfière)
Gladiator
Starfish
Les 3 petits cochons
Le jeopardy
La fleur de lotus

En tant que Coach, je conseille d’ailleurs de faire une belle feuille A4 à afficher à côté du board de l’équipe ; on y rappellera les 5 axes d’amélioration que l’équipe aura déterminé afin de les avoir bien en vue.

Bien expliquer avec réalisme la mise en place des axes d’améliorations

Le but de ces séances n’est pas de tout améliorer en 5 minutes. Il faut bien faire comprendre à l’équipe que si certains axes d’amélioration peuvent rapidement être mis en oeuvre, ce n’est pas le cas pour tous les axes d’amélioration.

Si certains axes ont pour but d’améliorer le déroulement du Scrum, il est conseillé de faire des ateliers séparés pour bien discuter de ces améliorations. Ces améliorations ont des impacts organisationnels donc il ne faut pas faire des choix trop hativement.

Il ne faut pas hésiter à se donner pour objectif plusieurs Sprint sur les axes d’amélioration qui semblent complexes à mettre en place. Il est préférable d’être réaliste que de se donner des délais trop courts que l’équipe ne pourra pas respecter pour mettre en oeuvre ces axes d’amélioration.

Des ateliers pourront être mis en place pour traiter les cas très complexes d’axes d’amélioration.

Problèmes à éviter

Comme je le disais plus haut, il faut faire attention car la rétrospective peut causer son lot de problèmes et devenir inutile aux yeux de l’équipe.

Voici donc les conseils que je donne sur ce sujet :

• Ne pas accumuler les axes d’amélioration qui ne sont jamais mis en place
• Toujours désigner un ambassadeur à chacun des axes d’amélioration (un responsable) afin de responsabiliser un membre de l’équipe sur le suivi d’un sujet sérieux.
• Le Scrum Master doit faire un suivi de l’avancement de ces améliorations hors des rétrospectives
• prendre 5 minutes en début de rétrospective pour faire un état des lieux de l’avancement de l’axe d’amélioration.
• Il faut accepter de prendre du temps sur certains axes d’amélioration ; le temps pris à ce moment là sera bénéfique à moyen terme.

La mise en place d’améliorations sera une partie de la motivation de l’équipe d’où le fait de ne pas oublier de traiter toutes les améliorations déterminées par l’équipe.

La philosophie Kaizen

Sans aller dans le détail car un article a été réalisé pour parler de ce terme, voici en quelques mots de la philosophie du Kaizen qu’il faut appliquer. Il faut améliorer chaque règle de travail en se focalisant sur la cause du problème afin d’en tirer des axes d’amélioration ; il ne faudra pas faire de changement brutal mais améliorer les choses au fur et à mesure.

Article : L’agile aime la philosophie Kaizen

D’autres types de rétrospectives

Comme je le disais, il ne faut pas utiliser la rétrospective uniquement dans le but de faire de l’amélioration continue afin de ne pas risquer de décevoir les équipes.

Cette réunion essentielle pour le Scrum Master peut également permettre de déterminer la santé de son équipe. Ceci lui permettra de définir des futurs axes de travail et des éventuels besoins de coaching individuels.

Conclusion l’art de la rétrospective

Il existe de nombreux ateliers de rétrospective ; je vous en propose régulièrement sur ce blog. J’espère que vous avez compris l’importance de la rétrospective et les gains qu’elle peut avoir quand nous la faisons très bien.

N’oubliez pas de toujours changer le format de celle-ci pour ne pas la rendre monotone aux yeux de l’équipe. En général, le Scrum Master doit passer du temps pour trouver des ateliers originaux s’inspirant du travail déjà fait par d’autres Scrum Master ou de sa propre imagination.

Certains Scrum Master vont même jusqu’à amener l’équipe dans un autre environnement pour lui donner une image de rupture du quotidien : parc à côté, cafétéria…

N’hésitez pas à me partager des formats de rétrospectives qui ne sont pas présentés ici. Quelle est votre rétrospective préférée ?