Le flex office vraiment anti-agile ?

flex agile
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Je vois de nombreux débat sur le flex office qui envahit nos entreprises depuis quelques années. Mais est-ce vraiment anti-agile comme beaucoup le crie sur tous les toits ?

Qu’est-ce que le flex ?

Le flex office est un concept simple : plus personne n’a de place attitrée au sein de l’entreprise. Le salarié (ou le prestataire) prendra place sur un bureau libre à son arrivé avec son ordinateur et son téléphone portable.

Bien évidemment, chaque bureau est aménagé pour que le salarié puisse travailler en limitant au maximum les pertes de temps (ordinateur qui se connecte rapidement…).

Le flex s’accompagne souvent de :

  • salles de réunion
  • de boxes insonorisé pour téléphoner
  • d’espaces plus conviviaux pour parler
  • de casiers privés

Le flex amène ainsi les salariés a plus d’autonomie et moins de restrictions au premier abord.

L’aspect un peu plus sombre du flex office

Le flex office est malheureusement souvent mis en place pour une raison beaucoup moins sympathique : « diminuer les coûts ». Nous ne pouvons pas blamer les entreprises de vouloir baisser les coûts surtout quand cela ne concerne pas la baisse d’effectif.

Mais la baisse de coût est nettement moins évidente en réalité.

L’objectif du flex est de gagner de la place ; en effet, les m2 et principalement dans les grandes villes sont devenus extrêmement chers. C’est un coût qui ne peut plus être négligé aujourd’hui.

Donc, l’entreprise décide de proposer des bureaux pour une capacité de 80% des effectifs de l’entreprise. Au premier abord, cela permet de gagner 20% de capacité en plus ou de réduire le besoin d’espace de 20%. Mais pour cela, il faut s’assurer qu’il n’y aura jamais plus de 80% des effectifs au sein des locaux. Et c’est à ce moment là qu’intervient le home office.

Le home office peut apporter de vrais gains :

  • salarié moins fatigué par des transports longs et surchargés
  • une productivité accrue des salariés motivés

Oui mais le mot magique est là « motivés ». Imposer du home office à des salariés non motivés va avoir des effets inverses plutôt destructeurs. Les salariés non motivés auront une productivité probablement encore plus faible qu’au sein des locaux (et cela à un coût important). Bien que cela semble être un tabou dans les grandes entreprises, les dérives du home office imposé sont inquiétants.

Si les résultats du flex office dans certaines entreprises sont très positifs, ils sont parfois aussi négatifs.

Le flex office et l’agilité

Maintenant, revenons au sujet principal : est-ce que le flex office est réellement anti-agile ?

Non, le flex n’est pas du tout anti-agile. Dans de nombreuses entreprises, les équipes s’adaptent plutôt bien au flex. 

Suppression des portes, création d’une collaboration

J’ai accompagné toute une DSI qui est passée de bureaux fermés à un flex de 100 personnes ; elle a vécu ce changement comme un grand bon en avant à l’agilité.

Les équipes qui étaient isolées dans leurs bureaux au paravant discutent beaucoup plus ensemble depuis la mise en place de ce flex. L’agilité à l’échelle de l’ensemble de la DSI s’est d’ailleurs accélérée avec ce flex office.

Pourtant, 80% des personnes concernées par ce passage en flex étaient très défavorables à ce changement quand il avait été annoncé. Finalement après 1 mois, plus de 80% y reconnaissaient un incroyable changement.

Mais la clé de ce succès est là : la direction a écouté les craintes, communiqué ouvertement et a tenté de répondre au mieux aux différentes craintes.

Des zones par équipe

Dans certaines entreprises, les équipes vont créer des zones pour leur management visuel voire des zones où ils vont généralement s’assoir le matin en arrivant. Le fait d’avoir du management visuel dans les bureaux n’est pas du tout incompatible au flex.

Dans certaines entreprises, les « personnalisations » de bureaux finalement se font par équipe. Les équipes finissent par créer l’espace qui leurs ressemblent le plus.

Si certaines entreprises semblent vouloir être plus strictes sur le côté personnalisation, il n’empêche que les équipes et la direction finissent par trouver le bon équilibre ensemble. Il est évidemment fortement recommandé d’être souple sur le côté personnalisation des bureaux.

Le home-office

Le seul point compliqué dans certaines entreprises est la gestion du home-office. Cependant, les équipes finissent souvent par trouver le bon rythme pour la mise en place des cérémonies ; il est rare au final de voir des équipes où il est nécessaire de faire des rétrospectives (par exemple) avec un système de visio-conférence.

Si cela peut arriver, ça ne met pas pour autant en danger le bon fonctionnement de l’équipe.

Non le flex office n’est pas incompatible avec l’agilité

Ayant vécu plusieurs transformations flex dont une où j’ai été coach dans sa mise en place, je ne peux qu’avouer que le flex office ne désagilise pas les équipes. 

Au contraire dans certaines entreprises, il peut même être moteur d’une accélération vers un mindset plus agile (diminution les silos, augmentation des collaborations…).

Les équipes finissent par trouver leurs repères et les directions finissent souvent par tolérer de nouvelles pratiques (comme le flex office par zone). 

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A propos Judicaël Paquet 532 Articles
  Paquet Judicaël (coach agile et devops sénior) Mes activités en France et en Suisse : - architecte de transformation agile - formations agiles personnalisées - sensibilisations et coaching de manager - audits de maturité agile et de situations - coaching agile (équipes, orga, product owner, scrum master, coach agile) Spécialités : scrum, kanban, management 3.0, agilité à l’échelle, lean startup, méthode agile. [Suisse/France]

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