Design Sprint #0 : préparation du Design Sprint

Ecrit par << Paquet Judicaël >>

Dans ce premier article sur le Design Sprint nous allons voir comment faire la préparation du Design Sprint ; nous verrons le déroulé du Design Sprint en 6 articles complets.

J’avais réalisé un article expliquant ce qu’est un Design Sprint dans les grandes lignes mais j’aimerais vous partager plus en détail ce qu’est le déroulé d’un Design Sprint afin de vous permettre de pouvoir en dérouler un vous-même.

Article : Faisons un Design Sprint de 5 jours

Mettre en place un environnement favorable

Il faut bien comprendre que le Design Sprint est une semaine intense où chaque minute est essentielle pour atteindre un objectif commun. Afin de s’assurer d’atteindre l’objectif dans les temps et d’avoir un déroulé fluide de notre Design Sprint, il faut qu’on prépare son lancement et que l’ensemble de l’environnement soit favorable.

Il faudra réserver une salle isolée pour que l’équipe puisse rester ensemble sans distraction pendant tout le sprint remplit de workshop.

Cette salle proposera deux boards blancs sur lesquels on pourra écrire (des grandes feuilles blanches de boards collantes post’it peuvent aussi faire l’affaire), des feuilles de papier, des marqueurs (au moins 4 couleurs différentes et plusieurs exemplaires de chaque pour ne pas tomber en panne), des post’it jaunes différentes tailles, un time timer, des gommettes, des scotchs et des feutres.

Bien définir le challenge

Cela parait bête de le dire et pourtant c’est essentiel : il est impérative de bien définir le challenge et que l’équipe le comprenne bien.

Le premier challenge est que l’équipe doit impérativement se focaliser sur les questions auxquelles on tente de répondre avec ce Design Sprint. Le deuxième sera de terminer le Design Sprint en ayant un produit terminé (dans le sens prototypé).

Définir l’équipe du Design Sprint

L’équipe doit rassembler un maximum des talents nécessaires pour la bonne réalisation du Sprint et qui a la capacité de surpasser tous les obstacles qui seront rencontrés lors de cette longue semaine. On parle d’une équipe d’au moins 7 personnes bien qu’exceptionnellement dans les petites structures, certains rôles pourrait se rassembler en une seule et même personne.

Voici les rôles indispensables pour avoir un Design Sprint le plus optimal possible.

Le décideur

Il est impératif qu’une personne qui a un pouvoir de décision fasse parti de l’aventure car vous risquerez sinon de travailler inutilement avec un simple refus après une semaine de travail intensif. Quitte à travailler, autant que cela soit productif.

Ce rôle peut-être représenté par un CEO, un fondateur (voir co-fondateur), un chef de BU… Si aucune personne ne peut être présente, elle doit impérativement donner le pouvoir de décision à une autre personne de l’entreprise envers laquelle il y a une véritable confiance.

L’expert financier

Il faut inviter le maître des clés de la finance à participer à ce Sprint car il est indispensable que ces aspects soient pris en compte pour la création du produit. Il serait bien dommage que le projet soit mis à mal pour un oublie côté financier.

Vous pouvez sans soucis donner ce rôle au CEO, au CFO ou au Business Development Manager. Quelqu’un qui ne maîtrise pas parfaitement les flux financiers et qui n’est pas lié aux objectifs financiers ne pourra pas remplir ce rôle.

L’expert marketing

Pour un bon Design Sprint, il est essentiel également d’inviter un expert côté marketing ; il doit d’ailleurs lui aussi être reconnu comme un véritable porteur du message marketing.

Le CMO, le marketeux, le PR et le Community Manager peuvent parfaitement prendre ce rôle au sein du sprint.

L’expert client

Le Design Sprint se base sur des concepts très UX donc il est essentiel de mettre nos utilisateurs au centre du produit qu’on désire créer. Vous pouvez profiter de votre service client pour prendre un de ces membres afin d’avoir quelqu’un qui connait très bien les clients finaux.

Si votre produit concerne d’autres types d’utilisateurs clés (comme des personnes en interne), n’hésitez pas à inviter l’un d’entre eux pour ce sprint d’une semaine.

L’expert technique

Quand on veut monter un nouveau produit, il est important d’avoir une personne capable d’accompagner l’équipe sur les aspects techniques comme par exemple le CTO ou un lead dev.

Il est impératif que cette personne connaisse bien l’environnement technique et qu’il soit capable de bien renseigner sur les éventuelles difficultés techniques à traverser (voire la faisabilité).

L’expert design

Il est essentiel d’avoir un expert designer dans l’équipe afin de pouvoir travailler des mockups. En général, on pense automatiquement à un designer UI mais un Product Manager si vous en avez peut très bien faire le job.

Pas de décideur motivé par l’aventure ?

Malheureusement, il arrive souvent que le décideur ne soit pas intéressé pour consacrer une semaine au Design Sprint pensant qu’il lui est impossible de se détacher à 100% de sa fonction principale.

C’est également vrai quand un décideur décide de déléguer ses pouvoirs à une autre personne de l’entreprise envers qui il a intégralement confiance.

Cette situation n’est pas rare et il vous faudra avoir de nombreux arguments pour faire face à ce type de réactions. Je ne dis pas qu’elles fonctionneront mais sans décideur, vous avez beaucoup de risque de louper votre sprint et donc d’avoir fait perdre beaucoup de temps à plusieurs personnes.

  1. souligner l’axe de progression que vous pouvez avoir grâce à ce sprint d’une semaine ; il se finalise avec un véritable prototype testable et avec de nombreux feedbacks constructifs.
  2. rappeler que ce sprint d’une semaine est une expérimentation rapide qui permet ensuite d’analyser si on est sur la bonne voix ou non
  3. expliquer au décideur qu’il loupera une tonne d’information en loupant tous ces workshops bien plus efficaces que les réunions classiques
  4. lui expliquer que si le design sprint finit par un « GO » on lance concrètement le projet, il sera le futur décideur de celui-ci

Et un facilitateur appelé le Sprint Master

Mon dieu que ce type d’exercice est difficile à timeboxer les premières fois. Il est indispensable d’avoir une personne dédiée au bon déroulement du sprint si vous voulez que tout se déroule bien.

On a donc un Sprint Master qui va gérer le temps de chaque étape afin de faire en sorte que les pertes de temps ne soient pas de la partie ; il doit être sûr de lui et capable constamment de rappeler l’ensemble de l’équipe à ne pas s’éparpiller.

Ce rôle est extrêmement difficile à tenir sur une semaine complète ; en général, le sprint master est complètement rincé en fin de semaine. C’est un boulot d’une efficacité redoutable mais véritablement épuisant. Je déconseille d’ailleurs fortement d’enchainer 2 sprints d’affilé tant l’effort est nécessaire.

Il rappellera aux gens quand il faudra arrêter de parler, il fera régulièrement des résumés à l’ensemble de l’équipe et dira aux équipes quand elles devront être actives.

Attention, il ne faut jamais rassembler le rôle du décideur et du Design Master parce que les deux se mélangent très mal. On ne peut pas être neutre et décider en même temps.

Attention à la distraction et au planning

Des recherches à l’université de Californie (Irvine) ont déterminé qu’il fallait 23 minutes pour revenir à ses travaux quand on était distrait. Vous comprendrez alors aisément qu’il faut limiter au maximum la distraction lors d’un Design Sprint car chaque distraction est un risque supplémentaire de ne pas atteindre l’objectif fixé.

Un design Sprint durera 5 jours de 10h00 à 17h00 (le dernier jour commencera à 9h00). N’essayez pas de faire plus d’heures même si le patron exige que l’équipe fasse 8h00 de travail par jour. Ces heures sont intenses donc il faut accepter que l’équipe fasse moins d’heure si on veut garder une totale productivité lors de ce sprint.

Une pause de 10 minutes s’imposera à 11h30 et à 15h30 en oubliant pas de prendre une heure pour manger à 13h.

Sachant qu’on recherchera à enlever toute distraction, on imposera à l’équipe de ne pas avoir d’ordinateur portable et de téléphone avec elle. N’hésitez pas à mettre une petite affiche pour rappeler ce type de règle à l’ensemble de l’équipe.

Le Design Sprint durera 5 jours et se composera de cette façon :

calendrier design sprint
calendrier design sprint

Conclusion

Vous savez tout à présent sur la façon de préparer un Design Sprint ; c’est une étape essentielle au bon déroulement du sprint et si vous vous permettez de changer certaines choses, prévoyez de ne pas atteindre les objectifs fixés.

Sachant que nous sommes dans un univers agile, vous pouvez adapter la méthode selon vos besoins mais je vous conseille fortement de demander à des sprint master de vous conseiller car les adaptations efficaces ne sont pas simples à mettre en place.

Nous verrons dans un prochain article comment nous mènerons notre première journée de design sprint.

Lisez la suite du Design Sprint : Design Sprint #1 : lundi, on comprend le besoin

6 réponses sur “Design Sprint #0 : préparation du Design Sprint”

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