Stratégie de ramp up dans l’agilité à l’échelle

Ecrit par << Paquet Judicaël >>

Quand une entreprise décide de partir vers une agilité à l’échelle, il existe plusieurs façons de la déployer. Je vais profiter de cet article pour vous parler de la stratégie de ramp up pour faire de l’agilité à l’échelle et le contexte où elle peut-être utile.

Ce concept de stratégie de ramp up n’est pas forcément agile en soit et peut s’appliquer dans d’autres contextes, mais l’utiliser aide les grands groupes à s’agiliser ; n’oublions pas que l’agilisation réelle des grands groupes prend des années pour ne pas parler de dizaines d’années.

ramp up = montée en puissance.

La stratégie ramp up

Cette stratégie est d’amener les équipes à devenir agile au fur et à mesure du temps. Ca peut paraitre simple à dire mais cela implique une grosse réflexion.

Dans les grands groupes, il est très difficile pour ne pas dire impossible de passer toutes les équipes en même temps dans une méthodologie agile (sans même parler du mindset). Et les raisons sont simples à comprendre : il faut les former, les accompagner surtout si on veut avoir de réel résultats… A part d’avoir des centaines de coachs agiles ce qui parait bien impossible en cette période, il faut trouver d’autres stratégies comme celle du ramp up.

Voici les deux cadres où la stratégie du ramp up est intéressante :

  • passer les équipes waterfall en agile au fur et à mesure
  • créer une nouvelle entité où on désire augmenter le nombre d’équipes opérationnelles (le tout en full agile)

Dans le cadre de la création de nouvelles équipes, il faudra également prendre en compte des éléments complémentaires : temps pour le staffing, temps nécessaire pour avoir un ordinateur…

En effet, il est indispensable d’avoir une stratégie de ramp up si vous voulez gagner en efficacité.

Profitons des VSM

Bien que cette technique vienne du Lean et qu’elle est parfois controversée, l’utilisation d’une VSM simplifiée pour analyser la chaîne nécessaire à la mise en place d’une nouvelle équipe est intéressante.

Dans l’exemple ci-dessous volontairement simplifié pour bien comprendre l’exemple, nous voyons que « Jo » perd beaucoup de temps inutilement pour réellement être productif [sur le parcours classique]. Pourquoi ne pas optimiser en lançant la préparation du matériel plus tôt [parcours optimisé] ? Ce cas que j’ai rencontré plusieurs fois est souvent présent parce que le process de l’entreprise impose cet enchaînement… Mais il est loin d’être optimal.

Mais si vous voulez avoir une bonne stratégie de ramp up, il sera indispensable d’optimiser le flux nécessaire à la mise en place d’une nouvelle équipe agile. Dans le cas de cette VSM, on gagnerait 3 semaines sur la productivité de chaque nouvel arrivant (sans parler du moral sûrement meilleur de l’intéressé.

vsm ramp up
vsm ramp up

Elements obligatoires dans la stratégie de ramp up

Si la VSM ci-dessus représente plutôt la mise en place de nouvelles équipes ou un renfort humain dans une équipe existante, sachez qu’il y a de nombreuses choses indispensables à prendre en compte pour avoir une bonne stratégie de ramp up :

  • faire un on boarding agile des membres qui découvrent l’agilité
  • temps de recrutement (variable selon les profils)
  • turn-over fort en cas de prestataires externes
  • accompagner les équipes en agile
  • comment gérer la transition des projets (tma, support ?)

En effet, ce n’est pas évident de penser à tout ça mais ce sont des éléments indispensables pour réussir une stratégie de ramp up. Tout grand groupe qui veut passer à l’agile à l’échelle doit impérativement envisager de réfléchir à ce type de stratégie pour ne pas vivre des moments de flottement.

Co-existence des projets waterfall et agiles ?

En effet, la phase de transition impose de voir vivre des projets waterfall et des projets agiles pendant quelques temps. Dans les grands groupes, cette phase peut même durer des années.

Si la co-existence est parfois difficile, elle n’est pas impossible pour autant. Attention cependant à remplacer les anciennes pratiques de coordinations de projet par des pratiques agiles (exemple : program board, roadmap estimative et non plus contractuelles). En effet, si rien ne permet d’avoir des périmètres variables, vous finirez avec du scrum dans les équipes mais vous n’aurez pas d’agilité à l’échelle. Dans certains pays on parle d’ailleurs de water scrum fall.

L’utilisation de program board, de release board, de framing agile, n’interdiront pas d’avoir encore des projets waterfall/cycle en v ; par contre cela permettra réellement d’avoir une agilité à l’échelle qui se met en place. Pour rappel, l’agilité à l’échelle n’est pas que le fait d’avoir des équipes scrum mais de mettre en place un écosystème complet et au delà des équipes opérationnelles.

Article : Qu’est-ce que l’agile à l’échelle ?

Mise en place de on boarding

Il existe plusieurs façons de faire du on boarding mais il sera intéressant de sensibiliser les gens à l’agilité et aux méthodes agiles qu’ils utiliseront. Pour ma part j’aime bien le format : sensibilisation agile juste avant de monter sur un projet agile (le premier pour ces personnes) puis de faire un apprentissage continue lors d’un framing agile.

Certains vont profiter d’une journée de on boarding complète pour sensibiliser et former ces personnes (surtout quand il n’y a pas de framing/inception en démarrage de projet).

Maitriser le staffing

En cette période où les profils techniques sont difficiles à attirer, il est indispensable de maitriser ce staffing. Souvent sous-estimé, il devient rapidement un soucis majeur.

Voici des problèmes fréquents :

  • des postes de travails arrivant très tardivement
  • des environnements de tests pouvant arriver 2 mois après le démarrage
  • des développeurs démotivés avant même les premiers développements
  • un turn over fort du au renfort des équipes par de la prestation

Dans certains groupes, les soucis d’environnement et de postes de travails sont extrêmement complexes à optimiser. Ceux-ci imposent de changer les process de l’entreprise bien ancrés et de changer les mentalités.

Cependant, il ne faut pas désespérer et toujours tenter d’améliorer ces gros soucis car ils auront des impacts forts sur les produits livrés.

Attention aussi à bien gérer le turn over qui peut devenir un vrai problème dans la productivité. Il peut être diminué par des espaces plus conviviaux et des process moins empiriques (vraiment nuisibles à la santé des gens) mais restera présent du fait d’avoir des prestataires externes massivement.

Acculturation agile permanente

Il est indispensable de faire de l’acculturation agile si vous voulez que ce ramp up fonctionne bien. Voici quelques pratiques qui aident beaucoup mais qui parfois ne prennent pas si bien :

  • création d’une communauté agile
  • management visuel très jolis et vraiment utiles
  • meetup internes sur des sujets liés à l’agilité

Conclusion stratégie de ramp up

Je ne vais pas tout citer mais avec cet article vous comprenez ce qu’est une stratégie de ramp up et l’importance de bien la travailler pour amener les grands groupes à s’agiliser.

Il faudra être patient, l’agilité à l’échelle peut mettre des années à se mettre en place. Cette stratégie fonctionne pour des entreprises de très grande taille ou ce nouvelles unités digitales montées souvent par des grands groupes.

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