Comment convaincre à faire du management visuel ?

Ecrit par << Thi Mai Ly >>

Le management visuel tout comme les autres approches du Lean ont pour but d’améliorer la productivité des équipes et la qualité des produits par l’élimination des gaspillages dans les processus ou les organisations.

Le management visuel pas toujours bien accepté

Malheureusement le management visuel n’est pas toujours le bienvenu dans nos équipes même après une belle présentation de cette bonne pratique auprès des équipes.

Les raisons de ce refus peuvent être variées mais voici 3 cas que je rencontre souvent :

  • mauvaises expériences dans le passé
  • questions sur la double-saisie : « On a tout qu’il faut
    sur Jira, à quoi sert le tableau physique ? On va perdre du temps en le mettant à jour ? »
  • informations sensibles peuvent être vues par les managers etc. »

Je reste fidèle dans ma façon de faire en n’imposant jamais aux équipes d’appliquer une pratique avec laquelle elles ne sont pas à l’aise voire
pas convaincues.

Mais alors comment les convaincre ?

En cas de réticence des équipes, je leurs propose d’essayer de faire du management visuel pendant quelques sprints ; elles décideront à la fin de ce test si cet outil leur convient et si elles veulent continuer à l’utiliser.

La première chose que je fais est de venir avec l’ensemble du matériel nécessaire afin de pouvoir réaliser un board agréable à regarder et à lire. Je n’hésite pas à utiliser des couleurs ou des illustrations pour le rendre plus attractif. Mais faites attention, il ne faut pas non plus un board arc en ciel
trop flachant.

A ce moment là, j’ai souvent des réactions positives de certains membres de l’équipe ainsi que des gens qui passent dans les bureaux comme les clients, les
équipes du métier… Le management visuel devient un plaisir puisque les
éléments visuels apportent de la couleur et de la vie dans un bureau qui
semble ennuyeux… Et ça sert à avoir une meilleure visibilité de l’avancement des projets.

Une fois que le board est bien mise en place.

Pendant le daily meeting, je propose à l’équipe de se retrouver devant le board.

Je me souviens encore d’une équipe qui perdait du temps à se connecter sur son logiciel et où ses membres allaient tous se coller derrière un petit écran.

Je me souviens aussi d’une équipe où les membres de celle-ci ne se rappelait plus exactement ce qu’ils avaient fait la veille… Cela perturbait beaucoup le bon déroulé de la daily meeting.

En général, les équipes après quelques daily meeting comprennent que le board physique n’a pas du tout la même utilité que celui sur Jira, Redmine…

Je profite aussi à ce moment là pour présenter le board aux clients, sponsors ou parties prenantes afin de leur montrer l’intérêt de pouvoir suivre en temps réel l’avancement des travaux de l’équipe. N’oubliez pas que ces personnes savent rarement utiliser des outils comme Jira ou Trello.

Mes conseils

Il ne faut que votre board soit réalisé dans une salle fermée mais il doit être accessible à tous ; l’idéal est d’avoir le board au même endroit que la majorité de l’équipe.

Mais le management visuel n’est pas juste un simple tableau de bord. Pour la
première version de votre board, on peut ajouter quelques indicateurs simples mais très utiles comme l’objectif du sprint en cours, une zone alerte  rouge pour un sujet urgent à traiter voire un bug important en production ou un
planning de congé (car on entend souvent  : « Hey ! Quelqu’un sait si Robert (un dev) est là aujourd’hui »).

Je propose également aux membres de l’équipe de passer un moment «fun » ensemble en trouvant un surnom et un avatar pour chacun d’entre eux pour alimenter leur board. Cela renforce la cohésion d’équipe.

Les équipes ne doivent jamais oublier qu’il faut mettre à jour le management
visuel régulièrement et le Scrum Master devra s’en assurer. Sinon, vous risquez de voir celui-ci devenir peu à peu obsolète.

Conclusion

J’espère que cet article vous aidera à avoir les bons arguments et la bonne approche pour amener le management visuel dans vos équipes éventuellement frileuses sur le sujet

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Avoir un management visuel complet

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