Le PI Planning en SAFe

Le PI Planning est probablement la cérémonie la plus importante du SAFe.  Le SAFe est de plus en plus populaire donc je trouvais intéressant de vous proposer un article pour vous expliquer ce qu’est le PI Planning dans les grandes lignes.

Pour ceux qui ne connaissent pas le SAFe, voici un article qui en parle brièvement : Qu’est-ce que le framework SAFe 4.5 ? .

Vous pouvez regarder la vidéo de la minute agile qui parle aussi de ce sujet :

Qu’est-ce le PI Planning en SAFe ?

Le PI Planning (PI pour Program Increment) est la cérémonie qui permet d’aligner l’ensemble des équipes de l’Agile Release Train (Art) sur la vision et les objectifs pour une durée de 8 semaines à 12 semaines (8 étant recommandé par le framework).

Cette cérémonie va rassembler plus de 50 personnes dans une même salle ; si certaines équipes sont à distance, il est indispensable d’avoir des outils de communication de qualité. Sinon, vous risquez de dégrader fortement les résultats attendus.

Si cela peut paraitre énorme et ingérable, cette cérémonie se base sur l’un des 12 principes du Manifeste Agile :

La méthode la plus simple et la plus efficace pour 
transmettre de l’information à l'équipe de développement
et à l’intérieur de celle-ci est le dialogue en face à face

En effet, afin que le PI Planning se passe bien, il sera important que le Release Train Engineer (RTE) le prépare bien en amont.

Les bénéfices du PI Planning de SAFe

Sur la documentation officielle de SAFe, les auteurs font une liste complète des bénéfices du PI Planning. Il est très intéressant de les voir ensemble :

• Créer une communication face à face entre les membres des équipes et les parties prenantes
• Construire un vrai réseau social au sein de l’Art (Agile Release Train)
• Aligner les développements aux objectifs business avec le contexte business, la vision, les équipes et les objectifs du Program PI.
• Identifier les dépendances et favoriser les collaborations entre les équipes et l’Art.
• Fournir l’opportunité de «juste la bonne quantité» d’architecture et de conseils sur l’expérience utilisateur Lean (UX)
• Adapter la demande à la capacité, en éliminant l’excès de travail en cours (WIP)
• Prise de décision rapide

Contenus des deux journées du PI Planning de SAFe

Voici le calendrier des deux journées de PI Planning pour comprendre comment se déroule ces deux grosses journées facilitées par le RTE :

Elements en entrée pour le PI Planning

Pour pouvoir faire ce PI Planning, il y aura donc quelques attendus indispensables à fournir :

• le contexte business
• la roadmap et la vision
• les 10 principales fonctionnalités du program backlog

Objectifs à atteindre avec le PI Planning

On attendra en sortie de ce PI planning, deux éléments essentiels pour le bon déroulement des développements :

• les engagements du PI Planning
• un program board à jour

Si vous ne connaissez pas le Program Board, voici un article que j’ai déjà écrit il y a une semaine qui vous expliquera en quoi il consiste : Faire un Program Board

Déroulé de notre PI Planning

A présent, nous allons voir en quoi consiste les différentes étapes de ce PI Planning.

Premier jour du PI Planning

Contexte business

Un cadre dirigeant ou un Business Owner décrit l’état actuel de l’entreprise et présente une perspective sur la façon dont les solutions existantes répondent aux besoins actuels du client.

Vision produit / solution

Le Product Management présente la vision actuelle du programme (généralement représentée par les 10 prochaines fonctionnalités les plus importantes à venir) et met en évidence tout changement par rapport au précédent PI Planning, ainsi que les étapes à venir.

Vision de l’architecture et pratiques de développement

Le System Architect présente la vision de l’architecture. En outre, un responsable de développement sénior peut introduire des modifications aux pratiques de développement telles que l’automatisation des tests, du DevOps, de l’intégration continue voire du déploiement continu à mettre en place dès le prochain PI.

Contexte de la planification et déjeuner

Le RTE présente le processus de planification et les résultats attendus en sortie de ce PI Planning.

Séance d’équipes # 1 (team breakouts #1)

Pendant la séance, les équipes évaluent leur capacité (vélocité) pour chaque itération et identifient les items du backlog qu’elles auront probablement besoin pour réaliser les fonctionnalités. Chaque équipe crée sa planification, visible par tous, itération par itération.

Ebauche de la revue du planning (draft plan review)

Au cours de la revue du planning qui est timeboxée, les équipes présentent les principaux résultats de la planification, y compris les ébauches d’objectifs, les risques potentiels et les dépendances. Les Business Owners, Product Management et d’autres équipes et parties prenantes examinent et fournissent les éléments d’entrée.

Examen de la gestion et résolution de problèmes

Il est probable que les ébauches du planning présentent des défis tels que le scope, les personnes et les ressources ainsi que les dépendances. Pendant la réunion de résolution de problèmes, la direction peut négocier des changements de scope et résoudre d’autres problèmes en acceptant divers ajustements de la planification. Le RTE facilite et fait en sorte que les parties prenantes restent ensemble aussi longtemps que nécessaire pour prendre les décisions nécessaires pour atteindre des objectifs réalisables.

Deuxième jour du PI Planning

Voici le déroulé de la deuxième journée de ce PI Planning :

Ajustements de planification

Le jour suivant, la réunion commence avec les managers qui décrivent les changements apportés au scope et aux ressources de la planification.

Séance d’équipes # 2 (team breakouts #2)

Les équipes continuent à planifier en fonction des agendas créés le jour précédent, en apportant les ajustements appropriés. Ils finalisent leurs objectifs pour le PI, auxquels les Business Owners attribuent une valeur business (BV), comme le montre l’image ci-dessous :

Révision finale du planning et déjeuner

Durant cette session, toutes les équipes présentent leur planning au groupe. À la fin de chaque passage d’une équipe, celle-ci indique ses risques et ses obstacles ; cependant, il n’y a pas de tentative de résolution pendant ce court laps de temps. Si la planification proposée est acceptable pour les clients, l’équipe apporte la feuille des objectifs du program PI et la feuille des risques dans la zone de planification globale afin que l’ensemble des objectifs et risques soient partager à l’ensemble des participants (et pour une meilleure visibilité).

Risques du programme

Au cours de la planification, les équipes ont identifié les risques et les obstacles au niveau du programme qui pourraient avoir une incidence sur leur capacité à atteindre leurs objectifs. Ceux-ci doivent être résolus dans un contexte plus large soit devant l’ensemble du train. Un par un, les risques sont traités avec honnêteté et transparence puis classés dans l’une des catégories suivantes :

• résolu : les équipes conviennent que le problème n’est plus une préoccupation.
• assigné : quelqu’un dans le train prend possession de l’objet car il ne peut pas être résolu lors de la réunion.
• accepté : certains risques ne sont que des faits ou des problèmes potentiels qui doivent alors être compris et acceptés.
• atténué : les équipes peuvent identifier un plan pour réduire l’impact d’un élément.

Vote de confiance

Une fois les risques du programme statués, les équipes votent (de 1 à 5) sur leur niveau confiance en la possibilité d’atteindre les objectifs attendus du program PI.

Planifier le remaniement

Si nécessaire, les équipes remanient leurs plannings jusqu’à ce qu’un niveau de confiance élevé puisse être atteint. C’est une occasion où l’alignement et l’engagement sont plus valorisés que le respect d’un intervalle de temps.

Rétrospective du planning et aller de l’avant

Pour finir, le RTE réalise une petite rétrospective du PI planning. Cela permet de déterminer différentes choses :

• qu’est-ce qui s’est bien passé
• existe-t-il des choses qui n’ont pas fonctionné
• que pourrait-on améliorer à la prochaine PI planning.

Conclusion PI Planning

Si le PI Planning de SAFe parait terrifiant au premier abord, bien préparé, il fonctionne plutôt bien. Si la première itération sera loin d’être parfaite, l’ensemble des équipes ainsi que le RTE profiteront de chaque itération pour améliorer le format.