Astuces de Facilitation d’un évènement

Il m’arrive de plus en plus de d’apprendre aux gens l’art de la facilitation des évènements. Je me suis dit que je pourrais vous en donner quelques uns dans cet article. Voici mes astuces de facilitation.

N’hésitez pas cependant à demander des astuces à d’autres coachs ou facilitateurs qui pourront sûrement compléter le présent article.

Dans cet article je vais les évoquer en liste pour simplifier la lecture de ceux-ci.

Astuces de facilitation

1/ Bien dormir et être en forme

Cette astuce peut paraître bateau mais je vois beaucoup de novice qui ne prennent pas assez au sérieux ce conseil.

Bien dormir, manger le matin sont essentiel pour avoir un maximum d’énergie lors d’une facilitation. Etre en forme permet d’augmenter ses capacités de réactions positives pour faire face à un évènement imprévu.

Les personnes habituées à la facilitation comblent ses moments grâce à l’expérience… Cependant quand on n’a pas cette expérience, il est possible rapidement en cas d’évènement exceptionnel de ne plus savoir quoi dire, de ne plus savoir comment réagir. Ce phénomène d’errance s’amplifie avec le manque de sommeil et d’énergie.

Quand je parle d’évènement exceptionnel, cela peut se traduire par :

• des phrases virulentes : « moi je ne participe pas, je ne fais pas parti de votre secte »
• le résultat attendu d’un atelier de formation n’est pas celui obtenu à la fin
• un conflit entre deux personnes
• manque de post’it ou de stylos

Je pourrais en citer d’autres mais cela doit vous donner une idée d’évènements inattendus.

Donc dormez bien, mangez bien le matin pour arriver en pleine forme et avoir toutes vos capacités de réactions.

2/ Une posture essentielle

Il est impératif d’être debout pour une bonne facilitation. Il est difficile de faciliter correctement en restant assis sur une chaise. Comme le schéma ci-dessous vous le montre, tous les participants ne pourraient pas avoir une très bonne vue sur vous.

Il est vrai qu’en cercle, cela ne sera pas vrai mais il est rare d’avoir des salles avec des tables rondes.

Il est donc fortement conseillé que le facilitateur soit debout ; cela lui permet de mieux capter l’attention des participants.

3/ Etre en mouvement

Lors de vos facilitations, il est important de ne pas rester immobile. Il ne faut pas hésiter à se déplacer doucement pour être en mouvement. Ce mouvement permet de limiter les pertes d’attention des participants. Maintenant si la facilitation est positionnée autour d’un board, limitez vos déplacement de gauche à droite du tableau.

D’ailleurs, n’hésitez pas à parler avec vos mains. La gestuelle des mains va créer également un mouvement qui attire l’oeil. Par contre, vos mouvements ne doivent pas être agressifs ; sinon vos participants pourraient se focaliser sur vos mains et non sur votre visage.

Cette astuce ne sera pas non plus magique mais le constat que les participants sont plus attentifs lorsque la facilitation se fait en mouvement est réel.

4/ Bien clarifier les objectifs au début

Quand on fait de la facilitation, je conseille grandement de bien expliquer les objectifs à atteindre dès le début de celle-ci. Il est important pour les participants de savoir où on va.

Cela peut aider en fin de séance pour accélérer en cas de retard constaté.

Je conseille également d’afficher ces objectifs et de ne pas hésiter à les rappeler de temps en temps quand les participants s’écartent de l’objectif.

5/ Pas de posture de sauveurs

Il faut vraiment que le facilitateur prenne une posture neutre. Même en cas de malaise, le facilitateur ne doit pas prendre une posture de sauveur ; cela peut rapidement noyer la facilitation dans un océan de revendication difficile à arrêter.

6/ La logistique est prête

C’est essentiel que tout soit prêt pour la facilitation. Découvrir la salle de la facilitation le jour même peut apporter son lot de problèmes :

• le matériel nécessaire n’est pas présent
• pas assez de mur alors que c’était un élément principal de la facilitation
• le cable HDMI ne fonctionne pas bien sur le dernier mac
• pas de stylo pour les boards

Des ennuis qui peuvent se multiplier et qui risque de repousser le démarrage de la facilitation.

Allez vous asurer la veille ou quelques heures avant que tout est prêt niveau logistique. Pensez à prendre avec vous, tout le matériel de petite taille pour ne pas découvrir d’éventuelles disparitions au démarrage de la facilitation.

7/ Préparer sa facilitation en amont

Il est essentiel de ne pas venir avec 2 petites idées pour venir faciliter un évènement. Une bonne facilitation se prépare en amont et sérieusement.

J’ai déjà vu de très bons coachs complètement louper leur facilitation par manque de préparation.

Chaque partie de l’atelier doit être en cohérence avec le sujet ; il est essentiel de bien les préparer afin de s’en assurer. Prendre des petits blocs d’atelier sur Internet sans la moindre réflexion du « pourquoi cet atelier » peut amener la facilitation à se louper complètement.

Ce point est vraiment important car même les meilleurs ont déjà vécu cet échec.

8/ Technique des 3T

J’aime beaucoup cette technique américaine qui dit : Touch, Turn, Talk. Pour faire simple, ce sont trois étapes distinctes :

• vous pointez un élément du tableau sur lequel vous voulez focaliser l’attention de vos participants
• vous tournez la tête vers vos participants
• quand vous êtes visage face à vos participants, vous parlez

Cela permet de ne pas avoir une voix diminuée lors de vos facilitation parce que vous parlez à un tableau. Sachez que certaines personnes entendent peut-être moins bien dans vos participants et que cette technique permettra d’être bien entendu par tout le monde.

Cette technique est très difficile à mettre en pratique et ne devient automatique qu’après des heures d’entrainement. N’hésitez pas à vous entrainer seul dans une salle.

9/ Regardez tout le monde

Il est important de ne pas regarder qu’une seule personne ou d’avoir un regard vide. En effet quand on en a pas l’habitude, on n’ose pas regarder les gens dans les yeux. Pourtant se sera une des clés pour garder l’attention de vos participants.

Toutes les phrases ou demies-phrases, mettez votre regard sur une autre personne afin d’alterner les personnes que vous regardez. Cela permettra d’attirer le regard de l’ensemble des participants.

10/ Pas de téléphone

Le téléphone portable est responsable des pertes d’attention. N’hésitez pas dès le début à rappeler qu’il n’est pas autorisé de sortir son téléphone portable (phrase ou petite affiche dessinée).

Ca peut paraitre anodin, mais ces petites pertes d’attention sont souvent la conséquence des petites pertes de temps :

• réponse non entendue par celui qui a perdu l’attention donc besoin de répéter
• questions reposées car celui qui a perdu l’attention n’avait pas fait gaffe que la question avait déjà été posée
• des divergences sur des sujets parce que tout n’a pas été réellement entendu

11/ Bien timeboxer

Le facilitateur doit timeboxer si il ne veut pas se faire prendre par le temps. Il est parfois très compliqué d’arrêter quelque chose en cours donc avoir prévu le timing lors de la préparation (point 7) vous sera d’un grand secours.

Il sera plus facile de rattraper du temps en cas de dérapage si toutes les étapes sont timeboxées et que le temps est bien définit lors de la préparation de la facilitation.

Si vous ne le faites pas, vous risquez d’avoir des participants qui partent à l’heure ; ils partiront sans avoir atteint l’objectif attendu. Ils risquent de partir avec une impression d’avoir perdu leur temps ce qui ne sera pas bon pour les éventuelles futures facilitations.

D’autres participants resteront plus tard mais un grand nombre en garderont un goût amer.

Donc timeboxer est indispensable pour réaliser une facilitation de qualité. On termine toujours à l’heure avec l’objectif attendu d’atteint; facile à dire mais pas si simple à faire.

Conclusion : astuces de Facilitation

J’espère que ces astuces vous aideront dans vos futures facilitations. N’hésitez pas à partager les vôtres que je pourrai rajouter au sein de cet article.