Qu’est-ce que le Lean Office ?

Le Lean qui est né dans les années 50 a connu de nombreuses adaptations comme le Lean Office que nous allons voir dans cet article. Mais alors qu’est-ce que le Lean Office ?

Origine du Lean Office

Le Lean Office est une philosophie qui se base sur le Lean pour adapter la philosophie aux bureaux et aux activités tertiaires afin de maximiser la performance des processus administratifs. Oui, on est très loin ici des environnements IT comme vous pouvez le constater.

N’hésitez pas à aller voir l’article qui parle du Lean qui est proposé sur ce blog.

Article : Qu’est-ce que le Lean en quelques lignes ?

Quelqu’un qui connait très bien le Lean, n’aura aucune difficulté pour appliquer ses philosophies dans le monde des bureaux et des activités tertiaires. En effet, on y retrouve exactement les mêmes principes que dans l’industrie.

La idées principales du Lean Office

Le Lean Office voudra travailler sur plusieurs aspects importants au sein des bureaux afin de :

  • diminuer au maximum le temps et fluidifier l’ensemble des processus tout en allant vers une meilleure performance ; le but étant de diminuer en parallèle le stress engendré par ces processus.
  • augmenter la réactivité et l’efficience.
  • diminuer au maximum les erreurs.
  • augmenter la satisfaction des clients et des parties prenantes.
  •  réadapter les effectifs quitte à réaffecter certaines ressources sur des positions plus intéressantes pour l’entreprise ; les prochains recrutements devront suivre la même logique.
  • externaliser les tâches qui sont obligatoires mais qui n’ont que très peu de valeur ajoutée.
  • avoir des employés plus heureux dans leur travail.

Le but général sera d’améliorer les bon fonctionnement de l’entreprise voir de l’unité qui va adopter le Lean Office comme ligne de conduite principale. Il est très important de comprendre que l’humain est au centre de ce Lean Office et qu’on concentrera beaucoup d’effort pour lui améliorer la vie de tous les jours.

Les mudas du Lean Office

Le Lean Office a adapté les mudas (l’élimination des gaspillages) du Lean au monde des bureaux :

  • la surproduction de documents
  • les délais administratifs et d’attente
  • les déplacements de dossiers et documents
  • le stock en cours de dossiers, de documents et de données
  • les opérations inutiles, copies inutiles et vérifications
  • les mouvements et déplacements inutiles
  • les rebus et retouches documentaires

Les principes de Lean dans les bureaux

Pour améliorer les conditions dans les bureaux et tenter de contrer les 7 mudas cités ci-dessus, n’hésitez pas à utiliser l’exercice des 5 pourquoi très utilisé dans l’univers Lean voire l’univers Agile. Voici un article qui vous explique ce qu’est cet exercice :

Article : Solutionner un problème avec les 5 pourquoi (5Y’s)

L’idée est de trouver les meilleures solutions pour avoir des environnements de travail beaucoup plus adaptés à vos tâches en éliminant tout le superflu.

Standardisons l’environnement

Le Lean Office vous pousse également à standardiser les tâches récurrentes ou vos façon de travailler. La standardisation et la mise en place de processus (attention, on évite le superflu pour ne pas avoir l’effet inverse) est nécessaire pour améliorer l’environnement.

Le Lean Office vous proposera également de standardiser vos documents pour qu’ils soient compris en un coup d’oeil par tout le monde. Lorsque 3 documents sont écrit différemment, on s’aperçoit que la compréhension n’est pas si simple pour l’ensemble des employés.

Transformation en Lean

Pour réaliser une transformation Lean et avoir des indicateurs de l’avancement de cette transformation dans les services, il est conseillé d’utiliser principalement deux outils différents :

  1. la cartographie VSM voire un diagramme de flux.
  2. une réunion quotidienne le matin menée par le manageur pour que chaque membre de l’équipe indique en quelques mots sur quoi il s’engage dans les travaux qu’il réalisera pendant la journée ; en début de réunion, chaque membre indiquera d’ailleurs si les objectifs qu’il s’était donné la veille ont été réalisés. C’est pour faire simple, un “command and control” quotidien.

Il faut bien comprendre que cette façon de faire en revanche est une approche assez différente de celle de l’agilité.

Conclusion

J’espère que cet article qui avait pour but de vous montrer en quelques lignes comment le Lean peut s’appliquer dans les bureaux vous sera utile à l’avenir. Le Lean est une philosophie qui peut s’appliquer sur de nombreux environnements autres que le manufacturing.

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