Travailler son workflow sur Jira

Jira est un des outils les plus populaires du monde Agile à ce jour au même titre que Trello. Cependant Jira est un véritable logiciel de gestion de projet beaucoup plus complet sur lequel nous pourrons redéfinir un workflow de façon totalement personnalisée. Nous allons voir comment travailler son workflow sur Jira ?

Pour mettre en place des projets Agile, il est souvent indispensable de coupler les board muraux à un outil numérique de qualité pour couvrir différents aspects complémentaires des projets : historisation, capacité de description plus complète…

Créer un premier workflow Jira

Quand vous êtes administrateur Jira, vous pouvez modifier le workflow de vos projets ; vous pouvez alors gérer les différents états que vos tickets pourront avoir du début jusqu’à la fin.

Par défaut, le workflow d’un projet en kanban est : « todo », « in progress », « test » et « done ».

Pour créer un nouveau workflow sur Jira, il vous faudra allez sur l’icône Paramètre en haut à droite. Ensuite, il faudra cliquer sur « Demandes », puis cliquer sur « Flux de travail » dans le menu de gauche. Sur cette dernière page, il vous suffira de cliquer sur « Ajouter un flux de travaux ».

Voici une image qui représente l’ensemble de ces étapes sur Jira :

Rappel : si vous modifiez un workflow, Jira pourra vous refuser une modification car elle entraine une modification des tickets ; pour palier à cela, il faudra copier votre workflow, le modifier puis l’associer à votre projet quand vous l’aurez terminé. Ces étapes seront décrites plus bas.

Interface des workflow Jira

Le flux de travail peut se faire visuellement (Diagramme) ou par texte. L’interface texte est moins ergonomique mais elle ouvre plus de voix dans la création d’étapes.

Dans un flux de travail (en mode « diagramme »), on va définir des « états » et des « transitions ». Par défaut, nous avons un premier état et une première transition.

Si on ajoute un état,  il faudra définir son nom et indiquer si tous les états du workflow peuvent amener à celui-là. Si ce n’est pas le cas, il faudra ensuite créer les transitions (passage d’un état à l’autre).

C’est assez simple à faire car il suffit de cliquer sur l’état qui proposera la transition à l’état final quand l’utilisateur appuiera sur la transition. Il faudra alors choisir un nom à la transition choisit.

Jira ne veut pas que vous proposiez deux fois le même nom à une transition. Si c’est énervant, c’est en fait très logique car sinon l’utilisateur verra deux cases identiques pour passer le ticket vers deux états différents.

Et voilà en un coup de souris, nous aurons liés nos deux états.

Grâce à ces options vous pourrez créer tous les workflow que vous désirez. Par exemple un workflow sur Jira proposé par défaut par Jira ci-dessous :

Attention : les états d’un workflow ne sont pas directement liés aux états d’un board. On a souvent des boards qui proposent les mêmes états mais ce n’est nullement obligatoire. Cette particularité est importante car vous allez créer des tableaux et ensuite associer les états de votre workflow aux colonnes du tableau librement.

C’est pour cela qu’on va créer un tableau au sein de la configuration d’un projet alors qu’on va travailler un workflow dans la configuration générale de Jira.

Utiliser mon workflow sur un de mes projets

Maintenant que votre worflow est créé, il faudra l’associer à un projet Jira. Vous allez dans le menu « Systèmes de flux de travaux » proposé dans la colonne de gauche.

Sur cette nouvelle page, il vous faudra soit créer un nouveau « système de flux de travaux » soit modifier celui qui est déjà associé à votre projet. Votre système de flux de travaux permettra par exemple de mettre un workflow différent selon le type de taches désirées (Epics, user-story, task…).

Sur cette dernière page, vous pourrez alors « Ajouter un flux de travail » et lui dire sur quelles types de demandes vous voulez l’associer. Quand cela est fait, l’outil vous proposera de transférer votre projet sur ce nouveau workflow.

Sur les grands projets, il vous sera demandé de faire un mapping entre les étapes de l’ancien workflow et les étapes du nouveau workflow. Cela permettra à Jira de bien adapter vos demandes au nouveau workflow.

Conclusion workflow sur Jira

Si la première fois cette gestion de workflow parait très complexe, avec ce petit tutoriel, cette gestion devrait être beaucoup plus claire pour vous.

Jira est devenu un train bon outil de gestion de projet donc des projets Agile qui pourrait bien vous aider à vous organiser. Par contre il vous faudra des droits d’administrateur pour pouvoir faire ce type d’opérations.