Comment gérer mes réunions en Scrum ?

Ecrit par << Paquet Judicaël >>

Doit-on rajouter une réunion dans un backlog ? Comment gérer le temps pris des réunions en Scrum ? Nous allons voir en détail comment gère t’on l’ensemble des réunions en Scrum et au niveau des backlogs.

Les cérémonies c’est par défaut

En effet, les cérémonies du Scrum voire celles que vous avez rajouté pour améliorer votre Scrum mais qui sont dans le cycle itératif (Product Backlog Refinement, Look Ahead, Priority Meeting) font parties du quotidien de votre Scrum et nous n’allons pas les rajouter dans le backlog.

En effet ce point est souvent bien compris par l’ensemble des équipes qui font du Scrum, nous n’allons du coup pas nous attarder sur ce point. Cependant je préférais le répéter car certains nouveaux explorateurs non accompagnés en Scrum ont tendance à se poser la question.

Avant de passer à la suite, on considère que les réunions font parti du quotidien et qu’elles apportent au produit de façon continuelle en construisant un cadre structuré permanent.

Les devs font une réunion exceptionnelle

Sur ce deuxième point, je suis souvent questionné pour savoir comment on va gérer ces réunions qu’on ajoute à titre exceptionnel. La réponse n’est pas évidente et nous allons la traiter en plusieurs points pour s’assurer qu’à la fin de cet article, les réunions n’ont plus de secret pour vous.

On est en #NoEstimate

Dans certaines équipes Scrum, on a pris la décision de ne plus faire d’estimation : on appelle cela faire du #NoEstimate. Sachant qu’on estime pas et qu’on avance sans se soucier de la prédictibilité (prédire le travail fait lors des prochains sprints), on pourra faire notre réunion exceptionnelle sans se soucier de l’impact sur le backlog.

Article : Le mouvement Agile #NoEstimates

On estime et la réunion a pour but d’améliorer les choses

Parfois, une réunion s’impose car un obstacle met le projet en péril. Il est souvent préférable de ne pas attendre pour le traiter et de se réunir en équipe pour régler le problème rencontré.

Dans ce cadre, on est vraiment dans une démarche d’amélioration continue avec pour but de lever au plus vite un obstacle gênant. On considère que c’est un gain de temps de régler un problème que de tenter de survivre avec celui-ci.

Dans ce cas, on va considérer que cela apporte à la productivité du produit et on ne notifiera rien dans le backlog car sans cette levée d’obstacle, on perdrait plus de temps ; on appelle ce type de réunion faire une « reflection » (concept utilisé en Crystal Clear).

Article : Qu’est-ce que le Crystal Clear ?

On estime et la réunion permet de faire de la découverte

Parfois, les développeurs ont besoin de faire des workshops pour travailler des solutions techniques afin d’améliorer l’environnement technique ; certains auront même besoin de temps pour faire de la recherche d’exploration de données (projets big data).

Pour ne pas impacter la prédictibilité, on va dans ce cadre notifier la réunion dans notre backlog ; cela n’est pas obligatoire mais ça améliore la précision de la prédictibilité.

On va alors faire un spike qui est une demande timeboxée (et non estimée en complexitée) où on va se donner du temps précis pour traiter un sujet (workshop, recherche….). On sortira ce temps timeboxé du temps de capacité de développement du sprint afin d’avoir une prédictibilité plus précise.

Article : Qu’est-ce qu’un Spike dans un projet Scrum ?

Petit rappel de routine car je vois encore des personnes penser cela aujourd’hui : il n’y a pas d’obligation d’utiliser que des user-stories dans un backlog ; je vous conseille d’utiliser les user-stories correctement en vous autorisant à utiliser d’autres types de demandes comme le spike (concept de storyotype).

Article : Faire des user-story de différents storyotypes

On estime et la réunion sort du scope du projet

Il arrive parfois qu’on soit dans l’obligation d’aller aider une autre équipe (1 ou plusieurs personnes) pendant notre sprint. Certes cela est une perturbation, mais il est évident qu’il faut savoir aider les autres équipes quand il y a un réel besoin.

Dans ce cas, nous allons juste enlever le temps utilisé pour cette entraide extra-projet du temps de développement du projet ; cela permettra de garder une bonne prédictibilité. En conclusion, nous ne notifierons rien dans notre backlog. Le backlog d’un projet ne contient que des éléments directement liés au projet lui même. Le travail réalisé sera notifié sur le backlog de l’équipe destinataire de l’aide apportée (si besoin).

Conclusion

Vous savez tout à présent sur la façon de gérer les réunions dans les backlogs. Pour certains qui ont l’habitude avec l’agilité, ces points paraissent évident, mais ceux qui découvrent les méthodes agiles ont souvent des difficultés au début pour avoir une bonne vision de la gestion des réunions.

En espérant que cet article vous sera utile dans vos projets.

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