Partageons nos connaissances avec le Lean Coffee

Il existe un atelier très simple à mettre en place qui permet aux communautés de partager leurs connaissances : on appelle celui-ci le Lean Coffee. C’est un fait connu même si cela n’est pas toujours admis : on en apprend toujours beaucoup à la machine à café dans les grands groupes où la communication y est plus difficile ; on va donc créer nos cérémonies machine a café.

Pour ceux qui suivent ce blog voire les différents meetup réalisés par Myagile Partner et ses partenaires, vous savez que nous réalisons cet atelier en meetup public comme celui qui a été réalisé ce jeudi 16 novembre à 19h au sein des locaux de SQLI à Paris. Les retours des participants sur cet exercice étaient très positifs. Nous tenterons d’ailleurs d’en refaire un dans le courant de l’année que j’annoncerais sur ce blog :

Article : REX : meetup Lean Coffee sur Paris !

J’utilise également cet atelier au sein des entreprises dans lesquelles j’interviens.

Qu’est-ce que le Lean Coffee ?

Le Lean Coffee est un atelier qui est proposé aux communautés pour faire du partage de connaissance. C’est un atelier qu’on peut proposer sur une durée de 1h ou de 2h. Chaque participant y vient de façon détendue avec l’envie de proposer des sujets intéressants voire pour participer à des débats proposés.

Il est assez difficile de faire vivre une communauté dans les entreprises surtout si elle manque de leader ; je le vois encore aujourd’hui, quand les leaders se mettent volontairement en retrait, les communautés s’effritent à une vitesse incroyable.

Le Lean Coffee a l’avantage de proposer un atelier très simple à réaliser et qui ne demande qu’à avoir un bon facilitateur pour ne pas laisser certains débats s’envenimer.

Préparation de l’atelier

Cet atelier ne requière pas beaucoup de besoins côté matériel : un mur pour proposer les sujets aux participants, un petit tableau (Todo, In Progress, Done) pour suivre l’avancée des sujets, des post’it et des feutres.

Le plus gros besoin sera d’avoir un véritable facilitateur car dans des communautés comme celles de l’agilité, les débats peuvent très vite être perturbés par des divergences d’opinion.

Exemple de débat qui peut rapidement prendre le bouillon : “Est-ce que Safe aiderait l’entreprise à évoluer vers l’agilité ?”… Question intéressante mais dans des communautés agiles, on a souvent des safe agilists et des anti-safe ; et la bienveillance est parfois surpassée par des opinions trop sectaires.

Tout ça pour dire qu’un bon facilitateur sera essentiel pour avoir un Lean Coffee de qualité. Je n’ai nul doute que vous trouverez cela dans votre entourage professionnel.

Déroulé de l’atelier

L’atelier va se dérouler en plusieurs phases successives que nous allons décrire une à une.

1/ Proposez vos sujets

Notre cher facilitateur va demander aux participants de proposer des sujets qu’ils noteront en quelques mots sur des post’it de couleurs claires ; il rappellera qu’un post’it ne contiendra qu’un seul sujet mais qu’il est possible de proposer plusieurs sujets en utilisant plusieurs post’it.

En général, 5 minutes suffisent pour cette première étape. Parfois je laisse 10 minutes quand je sais que l’environnement est habitué aux retards (afin de laisser une petite chance de proposer des sujets intéressants par les participants légèrement en retard).

2/ On vote les sujets

Le temps n’étant pas illimité, je propose de faire un “dot voting” rapide avec des feutres sur l’ensemble des sujets afin de prioriser leur passage. Pour être efficace, je donne des marqueurs aux participants et chacun d’eux mettra 3 points sur les sujets qui lui semblera les plus intéressants (3 votes sur un même sujet est accepté).

De façon très simple, les sujets sont priorisés par nombre de points. On mettra les 10 premiers dans la colonne TODO.

3/ On se rassemble par sujet

A ce moment là on propose aux participants de se rassembler par groupe. voici mes conseils pour constituer des groupes à taille humaine :

  • Si on est moins de 7, on fait un groupe complet
  • Si on a entre 7 et 13, on fait 2 groupes bien répartis

Le facilitateur laissera alors 15 minutes aux groupes pour se rassembler et discuter du sujet sélectionné (par priorisation). Il ne participera pas au débat et n’interviendra uniquement en cas de gros soucis lors des débats.

En cas de présence deux groupes voire plus, on proposera aux équipes de prendre les deux sujets les plus priorisés. Les participants iront débattre sur le sujet avec lequel ils ont le plus d’affinité.

Il passera d’ailleurs les sujets de la colonne “Todo” à la colonne “In progress”.

Le facilitateur n’oubliera pas de prévenir les participants quand il restera 3 minutes afin de leur permettre de tenter de conclure sur le sujet.

Cependant, quand le timing est terminé, le facilitateur arrêtera la séance et demandera aux équipes si elles désirent prendre encore 3 minutes pour traiter le sujet. Si ils acceptent, les équipes auront encore 3 minutes pour discuter autour du sujet.

A la fin, les sujets traités passent de la colonne “In progress” à la colonne “Done”.

Les équipes vont ensuite pouvoir traiter les autres sujets du board qui sont encore en Todo.

4/ La séance est levée

Quand la séance est terminée, je conseille au facilitateur de proposer un NPS, un Roti ou un Happiness Door pour obtenir des retours constructifs des participants afin que le format s’améliore d’une séance à une autre.

Articles :

Le NPS (Net Promoter Score) sur vos produits agiles ?
Utilisez le ROTI pour avoir un feedback rapide
L’Happiness Door pour mesurer la santé de l’équipe

Conclusion

N’hésitez pas à proposer régulièrement ce type de sessions surtout si vous voyez que le format prend au sein de votre communauté. J’aime beaucoup ce format qui se base 100% sur le volontariat et sur l’évolution des connaissances de l’équipe.

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