Mettre en place un Coach Clinic

Pour ceux qui ne connaissent pas, le Coach Clinic est un excellent atelier pour amener des communautés à s’entraider sur différents problèmes rencontrés. Nous allons voir en quoi consiste ce workshop de plus en plus populaire au sein des communautés agiles.

Qu’est-ce qu’un Coach Clinic ?

Le Coach Clinic est un workshop d’une heure que nous proposons à certaines communautés basées sur la participation volontaire ; on impose jamais à qui que ce soit d’être présent. Nous pouvons proposer cet exercice à une communauté agile, une communauté de développeurs, une communauté marketing…

L’entraide est une action réalisable dans l’ensemble de l’entreprise et pas seulement au niveau des communautés agiles.

Un facilitateur va proposer aux membres de la communauté agile de se réunir à une heure précise toutes les semaines (c’est un exemple) ; si l’agilité n’est pas encore bien en place voire bien acceptée, il est possible de proposer l’atelier le midi en invitant les participants à déjeuner pendant le déroulé de l’atelier.

Préparation de l’atelier

Le facilitateur va proposer un tableau très simple pour que le déroulé soit logique dans la tête de l’ensemble des participants. Voici à quoi ressemble ce type de board :

coach clinic board
coach clinic board

Il préparera également assez de post’it et de marqueurs pour écrire sur ceux-ci qu’il mettra à disposition aux participants de l’atelier.

En effet, la préparation reste relativement simple et ne demande pas un investissement énorme.

Déroulé de l’atelier

L’atelier va alors se dérouler en plusieurs phases successives que nous allons décrire une à une.

1/ Que vous arrive-t-il monsieur (madame) ?

La première phase de l’atelier est de proposer 5 minutes aux participants pour qu’ils puissent tous définir les problèmes qu’ils ont rencontrés sur lesquels ils aimeraient avoir un avis constructif. Ils se placeront dans cette première phase comme les éventuels patients de la clinique.

Le facilitateur rappellera qu’on définira un problème par post’it pour simplifier la suite de la séance.

Avec chaque problème, les participants devront définir les symptômes principaux des problèmes qu’ils ont rencontrés.

Les participants iront mettre leurs post’it au tableau au fur et à mesure.

Quand les 5 minutes sont écoulées, le facilitateur lira l’ensemble des problèmes proposés sur le board. Il fera intervenir les personnes qui ont énoncé des problèmes en tentant toujours de les forcer à synthétiser ceux-ci pour des raisons de timing.

2/ Quels problèmes allons-nous traiter ?

Le facilitateur va proposer ensuite aux participants de se proposer comme éventuels docteurs sur les problèmes où ils pensent pouvoir aider en mettant leur nom dans la colonne associée.

Selon le nombre de docteurs et de participants, le facilitateur fera en sorte de créer des groupes de 4/5 (dont celui qui propose le problème) sur les sujets où il y a le plus de docteurs volontaires pour aider.

3/ La consultation

Chaque groupe va s’isoler pour parler du problème et des solutions à apporter en 15 minutes. Le groupe reviendra avec des préconisations qu’il mettra en post’it dans la case “résolution proposée ?”.

4/ Quel est le traitement adéquate ?

Chaque patient viendra devant le board pour expliquer en deux minutes les préconisations proposées par le groupe de docteurs.

Après l’explication du patient, le groupe proposera également ou non un accompagnement supplémentaire pour la mise en place de la résolution de problèmes quand il y en a besoin.

5/ La séance est levée

Je conseille au facilitateur de proposer un NPS, un Roti ou un Happiness Door pour obtenir des retours constructifs des participants afin que le format s’améliore d’une séance à une autre.

Articles :

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Utilisez le ROTI pour avoir un feedback rapide
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Conclusion

N’hésitez pas à proposer régulièrement ce type de sessions surtout si vous voyez que le format prend au sein de votre communauté. J’aime beaucoup ce format qui se base 100% sur le volontariat et sur l’évolution des connaissances de l’équipe.

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