Création d’une communauté Agile en entreprise

Dans les grandes entreprises voire dans les autres quand il manque de dynamisme dans la transformation agile, il est possible de créer une communauté Agile. Ce concept de plus en plus répandu offre une véritable propulsion sur la transformation et permet de prendre une meilleure trajectoire vers une agilisation totale.

N’oublions pas que les transformations sont très difficiles dans les grands groupes et que ce type de pratiques sont presque nécessaires pour augmenter ses chances de réussite.

Qu’est-ce qu’une communauté agile ?

Une communauté agile est un groupe de personne qui travaille régulièrement ensemble afin d’améliorer constamment l’agilité de l’entreprise voire d’amener l’entreprise à s’agiliser. On parle même d’évangélisation de l’agilité dans certaines entreprises.

La dynamique offerte par cette communauté est souvent impressionnante. La première étape pour créer cette communauté est souvent de créer un espace de partage et de mettre en place des rendez-vous réguliers de la communauté pour faire le point et planifier des axes d’amélioration.

Comment bien la mettre en place ?

Il existe plusieurs méthodes pour créer des communautés mais je vais vous proposer un exemple d’une application qui a plutôt bien pris chez Renault Digital et dans d’autres grands groupes.

1/ Le bon facilitateur

On commence en général par déterminer un excellent facilitateur qui sera le premier à donner de la propulsion à cette communauté ; il est très important que quelqu’un de très dynamique et qui est un bon orateur prenne le sujet en main car le démarrage se reposera beaucoup sur ses épaules.

2/ Fixer des rendez-vous bien planifiés

Il est très important que le facilitateur propose des rendez-vous réguliers et structurés : même jour, même fréquence, même horaire. Le moindre changement dans ces rendez-vous s’avère toujours être problématique pour pas mal de monde :

  • leur calendrier qui a mal répercuté le changement
  • difficulté pour chaque membre de la communauté de s’organiser,
  • mémorisation des rendez-vous plus complexes

Le lancement d’une communauté n’est vraiment pas simple donc je vous conseille de commencer votre communauté en respectant ces règles ; après vous adapterez la méthode selon votre contexte en testant diverses choses que vous adopterez ou non.

Louper le lancement d’une communauté peut-être très compliqué pour la suite car une deuxième tentative aura plus de difficulté à se faire valoir.

Le format qui semble bien marcher est : 1h30 le midi d’une journée toutes les deux semaines. Les gens sont autorisé à manger pendant le déroulé de l’atelier.

Il est important d’espacer les rendez-vous afin de laisser le temps à la communauté de traiter les points qu’ils ont validés ensemble. Tenter de faire des itérations courtes peut rapidement devenir contre productif parce que les participants ont l’impression de ne pas avoir le temps de gérer leurs engagements et se sentent presque mal à l’aise de venir sans résultat concret.

3/ Structurer le contenu de la communauté

Le facilitateur va proposer une séance organisée en mode très agile. Commencer par un concept très PDCA peut-être vraiment intéressant car il rappellera souvent aux équipes les concepts de base du scrum (méthode ultra populaire en France).

la roue de Deming
la roue de Deming

L’atelier va donc se dérouler en 3 phases distinctes :

  • Contrôler (review de ce qui a été fait)
  • Ajuster (rétrospective pour trouver des axes d’amélioration)
  • Planifier (planning pour définir le travail à faire par les membres)

Le facilitateur utilisera les post’it et un grand tableau blanc pour animer le déroulé de la séance comme le font les coachs agiles dans d’autres ateliers.

Contrôler

Il est très important de bien faire cette première étape de contrôle de  l’avancement des engagements pris par les membres de la communauté afin de ne pas laisser les sujets disparaitre dans la nature.

Chaque point est listé et les responsables de ces points indiquent l’état d’avancement de ceux-ci.

Lors de la première séance, vous ne pourrez pas faire ce type de contrôle ; il faudra en profiter pour expliquer comment fonctionnera la communauté et le déroulé de cette séance.

Ajuster

Les participants prendront quelques minutes pour définir d’éventuels axes d’amélioration sur certains sujets traités.

Certains responsables peuvent s’apercevoir que la tâche qu’ils ont n’est pas si simple à gérer. Ils ne doivent pas hésiter à demander de l’aide.

On fera également le point sur les besoins que doit gérer cette communauté agile. Le facilitateur proposera aux membres de l’équipe de définir tous les soucis rencontrés à l’aide des post’it et du tableau blanc.

Ensuite, les participants proposeront de définir ensemble les axes d’amélioration voire les actions à mettre en oeuvre pour travailler sur les problèmes remontés juste avant.

Un vote (dot voting) est conseillé pour définir les points à améliorer en priorité. N’oublions pas que dans certains contextes, la communauté agile ne pourra pas traiter tous les problèmes remontés dès la fin de cette séance.

Planifier

Lors de la dernière étape, on va définir les responsables qui prendront en charge les 3 problèmes les plus importants relevés par la communauté afin de mettre en pratique les axes d’amélioration déterminés.

L’engagement est très important dans la résolution de problème ainsi que le suivi de celle-ci ; nous risquons sinon de voir ses problèmes persister sur le temps. Laisser des soucis perdurer sur le temps est souvent une source de démotivation pour l’ensemble des participants.

Comment grandir la communauté ?

C’est un sujet parfois très complexe car il existe de nombreuses méthodes pour le faire. Pour ma part, je conseille d’aller sur du parrainage de membres. On commence avec un petit noyau dur (souvent les coachs agiles) et ils vont eux parrainer les futurs membres de la communauté.

Les membres de la communauté ne seront pas forcément des coachs agiles et je conseille vivement de ne pas bloquer l’accès à d’éventuels futurs agilistes qui pourraient même devenir vos sponsors totu au long de la transformation agile.

Dans quelques cas rare, la communauté peut demander à un membre de s’y retirer ; rassurez-vous ce sont des cas très rares.

Espace de partage

N’hésitez pas à faire un compte rendu de chacun des atelier et de l’avancement sur des outils comme Jira, Confluence… Ceux qui seraient absent pourraient quand même suivre l’avancement de la communauté.

Changement de facilitateur

Quand la communauté prend après quelques séances, il est fortement conseillé de changer le facilitateur de temps en temps afin de faire tourner le leadership.

Il est souvent très bénéfique de ne pas laisser l’exercice à un seul membre de la communauté et de montrer que cette cérémonie appartient à l’ensemble de ses membres.

Avez-vous déjà mis des communautés agiles en place ?

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