Meetup : Les premiers Happy Agile Hour !

Nous avons réalisé 2 Happy Agile Hour pour tester un nouveau format de rencontre basé sur l’improvisation et la bonne humeur. En mode Lean Startup et géré en mode itératif, j’ai voulu tester ce format pour voir si était intéressant de continuer à travailler dessus.

Planification

La première chose à faire était de planifier le premier rendez-vous. J’ai décidé d’utiliser une plateforme connue pour préparer des meetup : meetup.com.

Ensuite j’ai décidé de faire cela le jeudi soir à une heure accessible pour tous ceux qui travaillent soit le soir à 19h. J’ai également choisi un lieu où il est facilement possible de se rassembler.

Objectif : ramener 8 personnes à la première session, tester le format et l’améliorer grâce aux retours de chaque personne.

J’ai réalisé cette phase de planification le lendemain de chaque meetup afin de préparer le suivant de façon itérative.

La première session

Malgré des périodes peu ensoleillées, 9 personnes se sont déplacées lors de la première session du 27 juillet malgré le fait d’être en pleine saison de vacance. L’objectif principal a été atteint.

Le taux de présence par rapport aux réservation sur la plateforme Meetup était de 32% ce qui est assez peu par rapport à d’autres meetup que je réalise dans le courant de l’année où le taux de présence par rapport aux participations est plutôt proche de 60%.

Difficile encore d’en tirer une conclusion car différents facteurs sont venus s’immiscer au sein de ces meetup : période de pluie les jours précédents, période de vacance… Il existe probablement d’autres facteurs à déterminer.

Cependant, ce meetup a été plutôt une réussite car les discussions étaient très intéressantes et au final on avait eu la chance d’avoir un temps magnifique ; c’était pourtant pas gagné d’avance.

Nous avons d’ailleurs ensemble déterminé que le nombre de 10 semblait idéal car aucun petit groupe isolé ne s’est créé tout au long du meetup.

Un axe d’amélioration a été soulevé par le groupe aussi de préparer des sujets de discussions pour le prochain Meetup en demandant aux participants les sujets qu’ils aimeraient qu’on aborde.

Happy Agile Hour - épisode 1
Happy Agile Hour – épisode 1

La deuxième session

La deuxième session qui a eu lieu le 10 août n’a pas eu de chance car malgré le fait d’être en période estivale, la pluie s’est invitée lors du meetup mais aussi le matin/midi même.

Dès le matin, j’ai du préparer des plans alternatifs que j’ai eu la chance de ne pas avoir besoin de déployer. Cependant, je pense que la pluie du matin/midi sur Paris a été un facteur de démotivation pour certains inscrits.

Nous étions 6 au rendez-vous soit moins que la dernière fois mais j’avais volontairement bloqué les inscription à 20 personnes. Cependant le taux de présence par rapport aux inscriptions était de 33% ce qui est étonnamment légèrement au dessus de la session précédente (vu le temps de cette journée).

En parlant de présence, 50% des membres présents à cette deuxième session sont des personnes qui sont déjà venues lors de la session précédente ; cela représente 33% des membres de la première session.

Nous avons eu la chance cependant de pouvoir parler de différents sujets agiles (préparés et demandés par les membres eux mêmes) et que les arbres étaient suffisants pour rester au sec. Nous avons également fait quelques ateliers improvisés.

Nous avons ensemble par contre vu qu’on devait changer le point de rendez-vous qui n’était pas clair pour tout le monde ce qui vient d’être fait pour les prochaines sessions.

Happy Agile Hour - épisode 2
Happy Agile Hour – épisode 2

Préparation de l’épisode 3 (24 août)

Grâce à ces deux premières sessions, il a été décidé d’améliorer peu à peu le format grâce aux retours fait par les personnes présentes.

Travailler le taux de présence

J’ai donc ouvert les inscription à 29 et non plus à 20 pour tenter d’avoir 10 personnes lors de cette troisième session.

C’est certes totalement théorique, mais je me dis qu’en passant de 32% à 33%, je vais miser sur un taux de présence de 33%. Nous verrons bien si cette façon de faire de la prédictibilité était bonne lors de la troisième session.

Gestion des sujets

Une partie de la liste des sujets de la deuxième session ont été traités mais il en reste d’autres qui ont été soulevés qui n’ont pas encore été traités. Je vais les proposer pour cette troisième session tout en proposant aux gens d’en proposer d’autres.

A priori le fait de les traiter selon l’envie du moment semble plutôt bien fonctionner. Les sujets sont venus de façon totalement fluide tout au long du meetup.

Point de rendez-vous

Le point de rendez-vous n’était pas très clair pour tout le monde donc pour cette troisième session, j’ai choisi un point de rendez-vous clair et sans ambiguïté . Tout le monde se retrouvera plus  facilement pour le début du meetup.

Préparation d’ateliers

Je vais préparer d’autres petits ateliers comme ceux qui ont été fait un peu à l’improviste lors de la deuxième session car ils ont été très appréciés et ils ont mis beaucoup d’humeur au sein du groupe.

Conclusion

Je suis ravi de faire e nouveau format de Meetup et j’espère que les prochaines sessions s’amélioreront encore. Merci à tous ceux qui ont participés car c’était de très bons moments partagés.

Je continuerais d’ailleurs à faire de l’amélioration continue sur ce format afin de l’améliorer à chaque session grâce aux retours de l’ensemble des participants.

J’espère vous voir nombreux à la troisième session et j’espère d’ailleurs que le soleil sera au rendez-vous.

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