Comment gérer les obstacles en agile ?

Il est rare que tous les projets se passent sans le moindre obstacle, d’où le besoin de gérer ces obstacles de la façon la plus efficace possible. Nous allons voir lors de ce nouvel article comment gérer les obstacles dans un projet Agile. D’ailleurs cette méthode fonctionnerait dans tout type de méthode de gestion de projet.

Version anglaise

La matrice de Merril & Covey

Cette matrice nous vient tout droit de l’univers Kanban et apporte une bonne vision de la gestion des obstacles. Elle a été présentée dans les années 90 par A. Roger Merril, Rebecca R. Merrill et Stephen Covey dans leur livre First Things First.

Cette matrice qui a beaucoup aidé les managers dans la gestion de leurs projets propose de travailler sur deux axes distincts : l’urgence de l’obstacle et l’importance de l’obstacle.

Voilà le résultat de cette matrice

La matrice de Merril & Covey
La matrice de Merril & Covey

Compléter son board des obstacles

Pour avoir la chance de pouvoir suivre l’avancement du traitement des obstacles, nous allons en profiter pour ajouter deux nouvelles colonnes supplémentaires à ce board : In progress et Done.

obstacle board
obstacle board

Comme pour l’avancement des tâches, vous pouvez à présent bien voir ce qui se passe au niveau des obstacles et si vous arrivez à ne pas être submergé par ceux-ci. Dans les équipes agiles, cette visualisation a l’avantage de montrer à toute personne les obstacles rencontrés voire si ceux-ci sont un véritable problème pour l’avancement des projets.

Synchronisation board d’obstacle et Kanban

Il est important que les obstacles ne soient pas laissés sans action. Il est impératif que ceux-ci soient suivi sur le temps avec de réelles actions. On impose alors d’ajouter une tâche qui sera liée à chaque obstacle rencontré.

On mettra une tâche correspondante à l’obstacle du board d’obstacle sur le board Kanban comme ceci :

obstacle board to kanban
obstacle board to kanban

L’exemple ci-dessus présente un board Kanban plus complexe que ceux qu’on a l’habitude de rencontrer afin de vous montrer surtout que chaque obstacle ne peut pas forcément se résoudre par un simple développement.

Je vous conseille d’utiliser des tâches de type “Impediment” (perturbation) dans les boards Kanban afin de bien mesurer le taux de perturbation rencontré par l’équipe ; cela peut-être fort utile pour vos futurs rapports d’avancement voire pour améliorer votre prédictibilité.

Quelques indicateurs clés à ajouter

Il est souvent utile de mesurer le lead time et le cycle time. Dès qu’un obstacle entre sur le board d’obstacle, je vous conseille de notifier la date d’entrée. De plus, dès qu’un obstacle est dans la zone “in progress”, rajoutez un point dessus tous les matins afin de suivre son cycle time.

Voici un exemple de ticket d’obstacle que vous pourriez faire sur votre board :

Impediment task
Impediment task

Conclusion

Vous avez à présent une technique imparable pour gérer vos obstacles de façon visuelle et de façon très efficace. N’hésitez pas à utiliser cette technique si vous rencontrez régulièrement des obstacles durant vos projets agiles.

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