Des astuces dans le management visuel

Il existe de nombreuses astuces dans le management visuel que je vais vous partager ici. Ces astuces sont le recensement de pratiques réalisées par de nombreux coachs agile dans le monde.

Le but de cet article n’est pas de tout mettre en place mais de prendre les astuces qui pourraient vraiment vous aider à améliorer votre management visuel. Etant particulièrement fan du management visuel, j’e ne vais pas hésiter à vous en partager un grand nombre.

Bonne vue du workflow

Ca parait parfois simpliste de le rappeler mais avoir un workflow visuel est vraiment très utile et pratique pour avoir une bonne vision de l’avancement d’un projet.

En général, je divise ce workflow en deux étapes distinctes afin de faciliter grandement le travail des équipes : une partie pour la création/affinage des user-story dédiée au Product Owner (et équivalents) et une partie pour la partie production.

Je ne vais pas m’étaler sur le sujet car j’ai déjà traité celui-ci dans deux articles différents : le board du Product Owner et le board Scrum.

N’oubliez pas de vous munir de scotch de couleurs (pour le scrapbooking), de stylos feutres, de post’it de différentes tailles et couleurs. Vous pouvez d’ailleurs voir l’article sur le matériel d’un coach agile : voir l’article. Pour ma part, j’utilise aussi une plastifieuse maintenant qui permet de faire de jolies choses.

Mettre les règles en place

Je pense qu’il est bien utile d’afficher concrètement les règles sur le mur afin que personne ne les oublie. La politique de l’équipe est essentiel dans la structuration des projets.

Exemple de l'excellent livre : 96 visualization examples
Exemple de l’excellent livre : 96 visualization examples

Vous pourrez y afficher la Définition of Done définie par l’équipe, les règles de la Daily voire les working agreement comme le montre l’image ci-dessus.

Qui fait quoi ?

J’aime beaucoup la mise en place d’avatar sur les différents boards sur les murs. Quoi de mieux que de savoir qui fait quoi et qui est concerné par quoi ? Je propose souvent à chaque membre de l’équipe de prendre un petit avatar qui le représente sur lequel on mettra le nom de la personne.

Moi j’aime bien mettre l’avatar (impression plastifiée) sur des petits post’it rectangles. Il existe évidement de nombreuses méthodes pour les faire mais je trouve que ce format est très attirant visuellement.

avatar sur les boards agiles
avatar sur les boards agiles

Exemple d’avatar que vous pourriez faire :

avatar Agile
avatar Agile (dessin de Laufman)

Il est possible également de faire des plus petits avatars noir et blanc pour indiquer si une personne a besoin d’aide ou non.

Ne pas oublier les légendes

Quand on avance beaucoup en management visuel, il est essentiel de faire attention que chaque élément soit bien compris par l’ensemble des personnes qui regardent les boards. C’est simple à faire mais n’hésitez pas à mettre en place des légendes simples sur les éléments qui pourraient ne pas être clairs pour tout le monde.

Un exemple intéressant : quand vous faites plusieurs storyotypes (user-story, bug, refactoring, tâche technique…), il est intéressant de faire une légende du type de post’it :

legend board agile
legend board agile

Article sur les storyotypes si vous ne connaissez pas ce concept : lire l’article.

Le Days ’til Demo

C’est parfois utile de mettre en place un simple compte à rebours du nombre de jour restant jusqu’à la prochaine démo afin que tout le monde se prépare doucement aux préparatifs nécessaires pour faire une bonne démo.

Days 'til demo
Days ’til demo

Un board Pain Point

Un board de ce type peut être utile pour bien mettre en avant les points de douleurs rencontrés par l’équipe. Il peut être très utile pour se rappeler constamment que ces points seront à traiter. Avoir ces points de douleurs visuellement lors des rétros peut permettre de ne pas oublier les axes d’amélioration qu’il faudrait en tirer.

Board Pain Point
Board Pain Point

Les présences

Quand tout le monde n’est pas disponible à 100% pour un projet agile, il peut être très utile de mettre le calendrier des présences sur le mur. C’est vite assez complexe de gérer les évènements ou workshop quand on ne sait pas trop qui est présent ce jour là.

Voici un exemple concret ci-dessous :

board agile présences
board agile présences

Gestion des priorités

Il est parfois indispensable de gérer les priorités entre les tâches. Le plus simple est de définir que les tâches sont classées verticalement par ordre de priorité en séparant celles-ci par une petite ligne horizontale.

board avec priorité
board avec priorité

Les icônes question et bombe

J’aime bien mettre à disposition quelques post’it avec une icône question qui permet à tout membre de l’équipe de poser celui-ci sur quelque chose sur laquelle il aurait une éventuelle question. Cela permet de ne pas oublier de poser la question à un moment peut-être plus adapté.

Il est intéressant également de mettre à disposition des icônes bombes pour que quiconque puisse poser une alerte sur tout type d’éléments affichés au mur. Cela pourra permettre d’en discuter tous ensemble au moment le plus propice pour cela.

Comme pour les avatars, j’aime bien mettre ce type d’icône (impression plastifiée) sur des petits post’it rectangles.

icône bombe et question board agile
icône bombe et question board agile

Faire une zone parking

Il est souvent très utile sur des boards de workflow de prévoir une zone parking pour y mettre les éventuelles tâches qui ont été mises à l’arrêt pour un temps indéterminé.

Cette technique permet de ne pas se retrouver avec des boards surchargés quand il y a de nombreuses tâches qui sont figées.

parking Agile
parking Agile

Le board de la team

C’est bête mais il est souvent utile d’afficher la team sur le mur. Si l’ensemble des membres de la team arrivent  vite à se reconnaitre, ce n’est pas forcément le cas des personnes extérieures.

Si un stackholder veut parler au Product Owner, il saura grâce à ce board, qui est le membre de l’équipe qui a ce rôle. Vous pouvez y ajouter le mail voire le numéro de téléphone si cela ne dérange pas les membres de l’équipe de les afficher.

board team agile
board team agile

Dans les équipes ou certains rôles peuvent s’alterner, vous pouvez rajouter une petite icône supplémentaire qui peut se déplacer. Vous aurez cela pour les équipes qui ont un Scrum Master qui change à chaque sprint.

Conclusion

Il existe encore d’autres astuces que je vous partagerais à l’avenir dans un second article qui vont vous permettre de faire un management visuel de grande qualité. J’espère que e premier jet vous permettra d’améliorer votre management visuel.

N’hésitez pas à nous partager vos propres astuces, je suis preneur de toutes les bonnes idées.

 

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