Découvrez l’art de la rétrospective

La Rétrospective

La rétrospective est la réunion Scrum qui ferme le Sprint en cours juste après la Sprint Review. Je vous conseille de la faire sous un format d’une heure pour qu’elle ne soit ni trop longue et ni trop courte.

Cette réunion est animée par le Scrum Master qui demande à l’ensemble de l’équipe dont le Product Owner d’être présente.

Cette réunion a pour but de travailler sur deux axes principaux : l’amélioration continue et la santé de l’équipe.

Sprint retrospective
Sprint retrospective

Déroulement de la rétrospective

Le Scrum Master arrive à la rétrospective avec des petits ateliers ludiques afin d’atteindre des buts précis : déterminer des axes d’amélioration, déterminer l’état de motivation de l’équipe, déterminer la cohérence entre les collaborateurs…

Le Scrum Master fera en sorte que chaque rétrospective soit différente afin de ne jamais la rendre monotone et l’animera avec beaucoup de bonne humeur.

Dès qu’une équipe trouve cette réunion ennuyeuse et sans intérêt, elle ne devient qu’un simple moment à passer ce qui la rend peu constructive. Il faut impérativement éviter cela.

Faire de l’amélioration continue

Pour trouver des axes d’améliorations, le Scrum Master va proposer des ateliers ludiques dont certains que nous allons voir dans la suite de cet article.

Lorsque les axes d’amélioration sont défini, le Scrum Master devra suivre la mise en place de ceux-ci afin qu’ils ne tombent pas dans l’oubli.

Définir des ambassadeurs d’amélioration

Il pourra d’ailleurs définir un ambassadeur pour chaque axe d’amélioration au sein de l’équipe afin de responsabiliser une personne qui se sentira plus obligée de respecter son engagement. Il ira voir de temps en temps les ambassadeurs de chaque axe d’amélioration dans le courant des Sprint suivants pour savoir si le sujet avance et si il peut les aider.

Ne pas toujours chercher des axes d’amélioration

Il est fortement conseillé de ne pas refaire l’exercice sur deux sprint simultanés car il est souvent rare de pouvoir mettre en application tous les axes d’amélioration en un seul sprint. Le Scrum Master devra seulement en début de rétrospective rappeler en quelques mots l’avancement sur ces sujets afin de ne pas laisser croire que ces sujets ont été oubliés.

Le Scrum Master analysera le besoin

Le Scrum Master pourra après une analyse des éventuels blocages qu’il a vu, proposer des adaptations du Sprint pour aider l’équipe à améliorer leur quotidien. Il pourra également soumettre des axes d’amélioration autres que celui d’adapter le Scrum.

En cas d’adaptation du Sprint, il fera le nécessaire pour que les adaptations respectent les deux autres piliers du Scrum : la transparence et l’inspection.

Des ateliers pour faire des séances d’axes d’amélioration

Je vais vous proposer différents ateliers qui vont vous permettre de mettre en oeuvre ce travail pour déterminer des axes d’amélioration.

En tant que Coach, j’aime beaucoup conseiller d’ailleurs de faire une belle feuille A4 à afficher à côté du board qui indique les 5 axes d’amélioration que l’équipe aura déterminé afin de les avoir bien en vue.

1/ Le brainstorming

Un grand classique connu de tous, le brainstorming est un atelier qui va rassembler l’équipe autour d’une table ou d’un board pour discuter d’un sujet précis (ici trouver des axes d’amélioration).

Etant Agile, nous allons prendre notre arme d’attaque préférée : les post’it. Ils vont permettre de créer des étapes intéressantes lors de notre brainstorming.

Voici comment va se dérouler cette séance :

  1. Chaque membre va noter 3 à 5 améliorations qu’il juge idéales (une par post’it) de façon individuelle (durée 5 minutes)
  2. Les membres vont ensuite se regrouper par groupe de 3 pour élire les 3 à 5 améliorations leurs semblant les plus pertinentes sur celles proposées par chaque membre du groupe. (durée 5 minutes)
  3. Tous les groupes vont se réunir pour déterminer les 5 axes d’amélioration parmi tous les axes d’amélioration proposés par chaque groupe (durée 10 minutes). Ils détermineront également l’axe d’amélioration principal de la séance (le top 1).
  4. Afin d’être suivi, le Scrum Master proposera de nommer des ambassadeurs de ces axes d’amélioration.

Ce type de séance est assez classique mais fait très bien le job qu’on attend.

2/ Un grand SWOT

Pas forcément connu dans le monde de l’IT, le SWOT est un graphique qui contient 4 cases différentes représentant des états différents : Forces, faiblesses, Menaces et Opportunités.

Voici le schéma classique du Swot que nous pouvons afficher sur un mur afin d’accompagner la séance (il est aussi possible de le faire sous forme de colonnes) :

Swot
Swot

On propose à l’équipe de prendre des post’it pour y marquer leurs idées sur les 4 états différents qu’on analyse :

  1. Quelles sont les faiblesses que vous avez sur votre environnement
  2. Quelles sont les forces que vous avez sur votre environnement
  3. Quelles sont les menaces qui existent sur votre environnement
  4. Quelles sont les opportunités qui existent sur votre environnement

Quand ce travail est terminé par l’équipe, nous proposons à l’équipe d’analyser les menaces et les faiblesses qui ont été données par l’ensemble de l’équipe.

L’équipe devra déterminer à partir de ceux-ci, les axes d’amélioration possibles puis devra déterminer les axes d’amélioration réellement réalisables à court, moyen ou long terme.

L’équipe détermine donc les 3 axes d’amélioration dont  la plus importante qu’elle devra prendre en charge pour améliorer leur environnement.

Pour ce choix, l’utilisation du Dot Voting fonctionne très bien. On propose 2 pastilles collantes (ou au feutre) et on demande à chaque participant de mettre ces deux points sur les points paraissant les plus importants.

autocollant rond de couleur
autocollant rond de couleur

Les 3 axes d’amélioration qui auront le plus de point seront retenus par l’équipe prioritairement par rapport aux autres axes d’amélioration.

Afin de responsabiliser les gens, on va demander à des volontaires de se désigner pour prendre la responsabilité de faire son possible pour l’axe d’amélioration soit appliqué (il peut évidement s’aider de l’équipe ou de personnes tierces).

Bien expliquer avec réalisme la mise en place des axes d’améliorations

Le but de ces séances n’est pas de tout améliorer en 5 minutes. Il faut bien faire comprendre à l’équipe que si certains axes d’amélioration peuvent rapidement être mis en oeuvre, ce n’est pas le cas pour tous les axes d’amélioration.

Si certains axes ont pour but d’améliorer le déroulement du Scrum, il est conseillé de faire des ateliers séparés pour bien discuter de ces améliorations. Ces améliorations ont des impacts organisationnels donc il ne faut pas faire des choix trop rapidement.

Il ne faut pas hésiter à se donner pour objectif plusieurs Sprint sur les axes d’amélioration qui semblent complexes à mettre en place. Il est préférable d’être réaliste que de se donner des délais trop courts que l’équipe ne pourra pas respecter pour mettre en oeuvre ces axes d’amélioration.

Des ateliers pourront être mis en place pour traiter les cas très complexes d’axes d’amélioration.

Problèmes à éviter

Comme je le disais plus haut, il faut faire attention car la rétrospective peut causer son lot de problèmes et devenir inutile aux yeux de l’équipe.

Voici donc les conseils que je donne sur ce sujet :

  • Ne pas accumuler les axes d’amélioration et ne refaire ce type de rétrospective que quand l’équipe a su mettre des axes d’amélioration en place
  • Toujours désigner un ambassadeur à un axe d’amélioration (un responsable) afin de responsabiliser un membre de l’équipe sur un sujet sérieux.
  • Le Scrum Master doit faire un suivi de l’avancement de ces améliorations hors des rétrospective et se prendre 5 minutes en début de rétrospective pour faire un état des lieux de l’avancement de l’axe d’amélioration.
  • Il faut accepter de prendre du temps sur certains axes d’amélioration ; le temps pris à ce moment là sera bénéfique à moyen terme.

La mise en place d’améliorations sera une partie de la motivation de l’équipe d’où le fait de ne pas oublier de traiter toutes les améliorations déterminées par l’équipe.

Kaizen

Sans aller dans le détail car un article sera fait pour parler de ce terme, voici en quelques mots de la philosophie du Kaizen qu’il faut appliquer. Il faut améliorer chaque règle du travail en se focalisant sur la cause du problème afin d’en tirer des axes d’amélioration ; il ne faudra pas faire de changement brutal mais améliorer au fur et à mesure.

D’autres types de rétrospectives

Comme je le disais, il ne faut pas utiliser le rétrospective uniquement dans le but de faire de l’amélioration continue afin de ne pas risquer de décevoir les équipes.

Cette réunion essentielle pour le Scrum Master peut également permettre de déterminer la santé de son équipe sur différents points. Ceci lui permettra de définir des futurs axes de travail et des éventuels besoins de coaching individuels.

Voici quelques exemples d’ateliers très intéressants avec l’explication de leurs déroulements.

1/ La météo de l’humeur

J’aime beaucoup cet atelier car il est rapide, ludique et on peut y ajouter une goutte d’humour qui va mettre l’équipe dans une situation plutôt agréable.

On propose à l’équipe de dessiner sur un post’it, la météo qui reflète son état d’esprit lors du Sprint qui est en train de s’achever. Par exemple un orage si le membre de l’équipe a trouvé ce Sprint désastreux et un joli soleil si tout s’est très bien passé.

Voici des exemples de dessins de météo (bien que souvent, les dessins sont beaucoup plus drôles à voir car nous n’avons pas tous une âme de dessinateur).

Rétrospective Météo de l'humeur
Rétrospective Météo de l’humeur

Quand tous les membres ont terminés leur chef d’oeuvre, ils viendront à tour de rôle poser leur dessin sur le mur et expliqueront pourquoi ils ont dessiné cette météo là.

J’aime bien parfois rajouter un petit complément à cette réunion qui en général rajoute une petite touche de rire :

  • Dessiner une carte de l’Europe à la main en demandant aux membres de définir le pays sur lequel ils aimeraient voir leur collègue mettre la météo (certains pays ne sont pas évident à situer). Souvent le dessin de l’Europe n’est pas à l’échelle et les pays sont difficiles à bien situer ce qui ajoute souvent quelques rire dans la séance. Le Scrum Master devra s’assurer cependant avant de lancer une telle chose qu’il n’y a pas de membres dans l’équipe trop susceptibles car le but n’étant pas de frustrer mais de s’amuser en groupe.
  • Dessiner une carte de France et demander à chaque membre de mettre son soleil sur une ville en particulier en expliquant pourquoi.

Le Scrum Master pourra déterminer l’état de motivation de l’ensemble du groupe ou de certains membres individuellement. Cela lui permettra d’entrevoir du coaching individuel ou de groupe pour le futur Sprint.

2/ Quel animal étais-je pendant ce Sprint ?

Cet atelier est très sympathique car on demande à chaque membre de dessiner sur un post’it, l’animal qu’il pense avoir été pendant le Sprint. Le fait de ne pas tous être dessinateur amène souvent l’atmosphère à se détendre si il y en a besoin.

Ce n’est pas une méthode anodine, il est souvent plus facile aux gens de se confier dans une atmosphère conviviale et détendue.

Rétrospective, dessine moi un animal
Rétrospective, dessine moi un animal

Comme pour l’atelier précédent, le Scrum Master pourra déterminer la santé de l’équipe et de chaque membre individuellement afin de déterminer les besoins futurs de coaching.

3/ Jeopardy

Cet atelier de rétrospective est une adaptation du jeu télévisé. Chaque membre va devoir écrire deux post’it qu’ils ne montreront pas aux autres : le premier contenant une question sur le Sprint et le deuxième la réponse de celle-ci.

En général, on définit un thème général de la question comme : Quel est pour vous le plus gros problème de ce Sprint ?

Quand tous les post’it sont écris, on demande à chaque membre de l’équipe de poser le post’it de la réponse sur le mur.

Les membres de l’équipe devront trouver la question de chaque réponse sans que l’auteur ne donne d’indice.

Cet atelier est très intéressant pour le Scrum Master car il pourra en déterminer d’éventuels problèmes mais aussi de voir si l’équipe est soudée et cohérente. Quand les membres de l’équipe trouvent l’ensemble des questions, c’est plutôt bon signe.

4/ Le Yin et le Yang

Nous allons demander à chaque membre de l’équipe d’écrire deux post’it différents : un qui représente le point le plus positif du sprint qui se termine et l’autre le point le plus négatif.

Quand tous les post’it sont écris, on demande à chaque membre de passer le post’it positif à son voisin de droite et le post’it négatif à son voisin de gauche.

Quand cela est fait, on va demander à chaque membre de tenter de se mettre à la place de l’auteur du post’it et de parler une petite minute du post’it.

Le Scrum Master pourra en effet en déterminer comme pour le précédent atelier les problèmes rencontrés et la cohérence (ou non) de l’équipe.

Conclusion

Il existe encore d’autres ateliers que je vous partagerai mais le but de cet article est de montrer l’importance de la rétrospective et les gains qu’elle peut avoir quand on la fait très bien.

N’oubliez pas de toujours changer le format de celle-ci pour ne pas la rendre monotone aux yeux de l’équipe. En général, le Scrum Master doit passer du temps pour trouver des ateliers originaux s’inspirant du travail déjà fait par d’autres Scrum Master ou de sa propre imagination.

Certains Scrum Master vont même jusqu’à amener l’équipe dans un autre environnement pour lui donner une image de rupture du quotidien : parc à côté, cafétéria…

N’hésitez pas à me partager des formats de rétrospective qui ne sont pas présentés ici.