Mieux comprendre le Kanban

Qu’est-ce le Kanban ?

Le Kanban est une approche apparentée Agile très facile à adapter et qui mérite d’être connue car elle peut vous aider dans vos transformations Agile.

Par défaut la méthode Kanban n’est pas considérée comme une méthode Agile car elle ne répond pas aux principes fondateurs du “manifeste agile” ; cependant en informatique, elle est très facile à adapter et avec une bonne application, on est nombreux à considérer qu’elle a vraiment un esprit Agile fort.

Origine de la méthode Kanban

Le Kanban qui est un mot japonais qui signifie  “panneau”, est une méthode mis en place dans les usines Toyota par  “panneau” dans le but d’améliorer la gestion des flux.

Quoi de mieux que d’avoir la capacité d’anticiper les points de blocage afin de les traiter au plus vite ou d’anticiper une éventuelle baisse d’activité ?

Pour cela, la méthode préconise l’utilisation d’un board et de cartes pour représenter les tâches afin d’avoir une transparence totale sur l’avancement des travaux. Présenté comme ça, vous devez dès maintenant y voir un petit côté similaire au Scrum.

David Anderson a vu en cette méthodologie, la capacité de venir aider  le monde de l’informatique grâce à ses vertus et a présenté une méthodologie du même nom pour le monde de l’informatique.

Voici un exemple simple d’un tableau Kanban dans le monde de l’informatique simplifié à l’extrême :

Tableau Kanban
Tableau Kanban

Les 4 principes du Kanban

Comprenez bien que le Kanban est une méthode qui va vous donner carte blanche pour l’adapter à votre contexte et qui est très évolutif.

Voici cependant les 4 principes fondateurs de cette méthodologie qui sont bons à connaitre.

Commencez par ce que vous faites aujourd’hui

La mise en place du Kanban vient compléter votre organisation actuelle avec son board et ses cartes (post’it). Gardez le rôle de chaque personne, prenez le travail en cours ou déjà définit pour le matérialiser sur un board mural.

Pour information des outils comme Trello permettent de d’informatiser ces board mais je conseille si vous avez la capacité de le faire de privilégier un board mural pour maximiser la transparence.

Appliquer des changements évolutifs et augmentés

Quand vos boards sont en place, il faut en profiter pour en tirer profit et faire évoluer la façon de travailler des équipes. Faites le au fur et à mesure afin de mieux faire accepter le changement aux acteurs de cette méthode ; si vous faites trop de changement d’un coup, vous allez rapidement avoir des personnes réfractaires au changement et le risque d’échec sera important.

Il faut penser amélioration continue et amener des changements au fur et à mesure. C’est un principe important du Kanban qui vous aidera beaucoup à vous transformer.

Si un changement ne fonctionne pas comme on l’imaginait, il suffira de revoir ce changement pour l’améliorer ou le retirer. Le fait de faire que des petits changements continues n’apporte pas un sentiment d’échec dans les équipes.

Respecter les rôles et les processus en place

Ce principe est important à comprendre car le changement des rôles ou des processus peut avoir des effets très négatifs pour le bon déroulement des projets.

Lors de la mise en place du Kanban, ne tentez pas de bouleverser les rôles de chacun ou les processus qui sont en place. La méthode s’adapte à eux et non l’inverse.

Cela permettra d’installer cette nouvelle méthode de travail et de ne pas créer une opposition forte. Ces points là pourront être revu plus tard quand la méthode sera considéré comme “normale” aux yeux de tous.

Encourager le leadership

N’hésitez pas à encourager le leadership à tous les niveaux afin d’augmenter la productivité des équipes.

Mettons en place un Kanban

Maintenant que vous comprenez mieux les fondements du Kanban voici les étapes à suivre.

Transparence

Comme je le disais plus haut, mettez un board avec au minimum 4 étapes classiques : Ready, In progress, Test, Done. Si vous avez d’autres étapes dans vos processus actuels, n’hésitez pas à rajouter des étapes complémentaires dans votre board ; rien ne vous l’interdit et c’est même préconisé de le faire.

Limitation des tâches en cours

Il ne faut pas noyer le board de tâches mais de limiter de façon raisonnable celui-ci. Les tâches restantes à réaliser doivent rester réalisable par l’équipe.

Gestion du flux

Il est essentiel de bien mesurer l’avancement des taches pour chaque état différent. Il est souvent pas mal de tenir un diagramme de flux cumulé pour vous aider dans cette tâche qui est à remplir chaque matin (si il est est sur le board mural).

diagramme de flux cumulés
diagramme de flux cumulés

Règles de déplacement

Il est important de bien déterminer les règles qui autoriseront le déplacement d’un ticket d’un état à un autre. Ces règles seront décrites selon les processus déjà mis en place dans l’entreprise.

Avoir la capacité d’améliorer

Il est essentiel que les équipes qui passent en Kanban aient une vision claire du workflow, des processus qui régissent les règles de ce dernier et des risques.

Il peut être intéressant de faire des modèles de ces 3 points et de les afficher à côté du board mural.

Cela permettra à l’équipe d’être force de proposition et de participer activement aux futures améliorations de ce Kanban.

Conclusion

Comme je le disais plus haut, le Kanban a un esprit Agile surtout si vous le faites évoluer sur le temps comme la méthode vous le préconise.

J’ai eu l’occasion de l’appliquer à plusieurs reprises et même une fois pour amener une équipe à faire du Scrum en plusieurs étapes successives :

  • Mettre en place le Kanban en parallèle d’une autre équipe en Scrum
  • Inviter cette équipe à faire les cérémonies Scrum : Daily, Review, Retrospective
  •  Inviter l’équipe à estimer les tâches
  • Passer en Scrum avec la Sprint Planning, Grooming…

Le Kanban est une méthode très intéressante qui peut vraiment faire performer les équipes dans certains contextes.

Avez-vous mis du Kanban en place ? Pensez-vous le faire bientôt ? N’hésitez pas à nous partager vos retours d’expériences en commentaire.

Nous rentrerons encore plus dans les détails avec de futurs articles sur le Kanban.

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