Faire une bonne Sprint Review

La Sprint Review

La sprint review du Scrum a pour but de présenter le produit (soit le travail réalisé) durant le Sprint en cours. Afin d’être complète, elle se situe en fin de Sprint juste avant la réunion de la Sprint Retrospective.

Je fais un article complet sur cette réunion car elle peut-être beaucoup plus complète qu’on l’imagine à la base.

Qui est invité à la Sprint Review

De base dans les règles du Scrum, on dit que l’ensemble de l’équipe Scrum est invité à la Sprint Review ; mais en fait dans le Scrum d’aujourd’hui, on essaye toujours d’y inviter les différents clients pour que l’information soit partagé à un maximum de monde.

Dans les petites startups où il y a très peu d’équipe Scrum, on conseille même d’inviter toute l’entreprise à chaque session surtout si l’informatique est le coeur de métier. Cela permet à l’équipe de créer des liens avec ses clients mais aussi à toute personne de l’entreprise d’avoir de la visibilité sur l’avancement des projets.

En général le Product Owner et le Scrum Master se chargent ensemble d’inviter les différents clients à les rejoindre lors de cette réunion. Ils vont créer un vrai lien avec cette réunion avec les différents clients de l’équipe.

Déroulement de la Sprint Review

Quand on commence à faire du Scrum avancé et qu’on invite nos clients à nous rejoindre, il est impératif de faire un minimum pour présenter les choses ; votre présentation du travail réalisé doit prendre un peu un aspect commercial. Le Product Owner et le Scrum Master vont en profiter pour vendre le travail réalisé.

Un joli Slide (ou Power Point) présenté sur grand écran viendra embellir votre présentation orale. Il existe aujourd’hui de nombreux modèles de slides sur Internet qui peuvent vous aider à faire une présentation propre.

Le Product Owner et le Scrum Master seront debout devant les clients et l’équipe pour présenter le travail parcourus pendant le Sprint. Ils inviteront des développeurs à faire une démonstration d’une nouvelle fonctionnalité terminée ou d’un nouveau produit terminé. Il est important qu’au fur et à mesure des sessions, tous les développeurs participent à cet exercice oral (en tentant d’y inviter les plus timides).

Ils pourront ensuite profiter de l’occasion pour présenter quelques indicateurs révélateurs (burndown chart, burnup chart, impediment donut…) pour faire passer des messages voire expliquer des craintes de glissements de plannings.

Ils finissent toujours par demander aux personnes présentes si elles ont des questions afin de lancer des débats si nécessaire ou s’assurer que tout le monde repart avec un maximum d’information.

Oui en effet, la Sprint Review est souvent sous-estimée mais elle peut-être l’une des meilleures façons de faire de la transparence (l’un des 3 piliers du Scrum).

Quand la réunion est terminé, je vous conseille d’envoyer la présentation à l’ensemble des clients (même les absents) et à l’équipe de développeurs ; si vous faites la Sprint Review le vendredi après-midi, je peux vous conseiller d’attendre le lundi matin pour l’envoyer afin d’avoir plus de chance qu’elle soit regardée par les absents.

Points d’attention

Les premières sessions sont souvent très enthousiasmantes et on peut se retrouver à recevoir beaucoup de monde ; les résultats de ces sessions sont souvent très bien perçues par les invités.

Par contre, le Scrum Master et le Product Owner doivent faire des sessions de 30 minutes maximum (15 serait idéal) et qu’elles ne dépassent jamais le temps initial ; c’est idiot mais si ces réunions durent, vos invités risquent de louper plus de session par manque de temps. Donnez leur une réunion complète mais évitez tout superflu.

Ne gardez pas toujours le même format car celui-ci finira par ennuyer vos interlocuteurs. Des changements de rythmes, de format, du style de vos slides diminuera cette impression de monotonie. N’attendez pas pour le faire car si vous sentez cette désertion, c’est que vous êtes déjà dans la phase où le retour est compliqué.

En effet vous pouvez en conclure que le travail du Scrum Master et du Product Owner n’est pas facile à tenir.

Les imprévus ?

Il existe évidement des imprévus comme un Product Owner malade ou un Scrum Master malade ; pas de soucis, profitez de ces imprévus pour faire du changement (comme faire intervenir un développeur exceptionnellement). Si ça peut paraître problématique au premier abord, je trouve que ça peut avoir l’avantage de combattre la monotonie de la réunion si vous tentez ce type de changement de dernière minute.

Par contre j’insiste sur le fait qu’il faut tenir la réunion même en cas d’absence du Product Owner ou du Scrum Master.

Il arrive souvent aussi de voir une démonstration louper pour X raisons ; ce n’est pas grave, il faut tourner le bug en dérision et rappeler que cela sera évidement corrigé dans les plus brefs délais. Un Scrum Master habitué à son rôle intervient souvent pour rendre ce moment plutôt sympathique.

Conclusion

La Sprint Review peut-être plus qu’une simple réunion et peut devenir un véritable dialogue avec vos clients. Plus vos clients sont impliqués et plus ils seront compréhensibles lors des périodes difficiles.

Comment avez-vous adapté votre Sprint Review chez vous pour la rendre encore plus utile ?

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